C'è un motivo per cui la gestione del tempo è diventata un approccio alla produttività irraggiungibile e insufficiente per molte persone. Forse consideri le scarse capacità di gestione del tempo il tuo peggior difetto, qualcosa che ti trattiene a casa e al lavoro. Ma perché ci si dovrebbe aspettare che qualcuno sia in grado di 'gestire' il tempo? Il tempo è un costrutto indefinito, autonomo e quindi intrinsecamente ingestibile.

Quante volte ti sei detto che avresti fatto fai questa cosa alle 14:00 Inizi a fare quella cosa alle 2, ma arriva un'e-mail più pressante... cosa !—e devi rispondere. Sei quindi ipnotizzato dal tuo casella di posta piena di altre email ; potrebbe anche rispondere a quelli mentre quella finestra è aperta. Un'e-mail collega a un articolo che ti ricorda un altro articolo che un tuo amico ti ha inviato l'altro giorno e che hai dimenticato di leggere. Inizi a leggere e ti rendi conto che sono già le 2:28 e hai solo un'ora per fare quella prima cosa. (Indica l'ansia e il rimprovero.)

Non puoi riportare l'orologio alle 14:00 o mettere in pausa il tempo mentre recuperi quei 28 minuti di lavoro persi. Cosa tu può fare invece, è riformulare il modo in cui pensi che dovrebbe essere raggiunta la produttività. Invece di cercare (e fallire) di stare al passo con il tempo, padroneggia il tuo Attenzione —la capacità di scegliere quando e su cosa fare (o non) concentrarsi.

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Perché la gestione del tempo non lo taglia più

'Finché indichiamo il nostro percorso verso la produttività in termini di gestione del tempo, saremo sempre dietro la palla otto', afferma Maura Tommaso , esperto di produttività e autore di Gestione dell'attenzione .

Secondo Thomas, ci sono due ragioni principali per cui la gestione del tempo, come concetto, non è adatta a molte persone. 'Uno, quando diciamo gestione del tempo, ci dà l'illusione di avere effettivamente il controllo sul tempo, quando in realtà non ne abbiamo nessuno: il tempo scorre a prescindere da quello che fai', spiega.

Secondo, quando la maggior parte delle persone pensa di gestire il proprio tempo, il primo istinto è quello di fissare un appuntamento con se stessi (alle 9, finirò la mia analisi trimestrale; alle 10:30, comincerò a rispondere alle e-mail). Il problema, come sottolinea Thomas, è che è facile, il più semplice, rompere un appuntamento con se stessi. Chi ti fermerà?

Il tempo è ancora necessario e importante, ma non dovrebbe essere l'unica cosa a cui incateni il tuo personale senso di produttività. Thomas consiglia di utilizzare il calendario solo per cose che hanno un 'forte rapporto con il tempo'. Questi sono i tuoi appuntamenti con altre persone, eventi, scadenze per progetti in scadenza.

Altre attività che tecnicamente non hanno una scadenza, per le quali non sei realmente responsabile nei confronti di qualcun altro, hanno una relazione più debole con il tempo. In questi casi, certo, potresti pianificare di lavorare su qualcosa alle 15:00, ma 'se non controlli anche la tua attenzione durante quel periodo di tempo, non importa', dice Thomas. 'Ogni volta che il periodo di tempo termina, l'attività non verrà eseguita se non gestisci anche la tua attenzione.'

'Se gestire il tempo significa prendere appuntamenti con te stesso sul tuo calendario, stiamo fallendo e abbiamo sempre fallito', dice. 'Ma il motivo per cui non ci riusciamo adesso è perché abbiamo così tante distrazioni.'

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Cosa significa gestire la tua attenzione?

Attraverso la sua ricerca, la scrittura e l'esperienza nell'insegnamento della produttività, Thomas è arrivata a definire la gestione dell'attenzione come 'un insieme di comportamenti che ti danno l'opportunità di riconoscere dove si trova la tua testa e [la capacità] di passare allo stato cerebrale che è più rilevante in questo momento.'

La gestione dell'attenzione non è completamente separata dal concetto di tempo o gestione del tempo, poiché sono tutti correlati. (Come ammette Thomas, 'in un certo senso stiamo parlando di semantica, ma le parole che usiamo sono potenti.')

Ma come concetto, il suo scopo è quello di spostare la tua comprensione e strategia per, Come ti motivi : Invece di concentrarti sul tentativo di controllare il tempo, qualcosa che nessuno può controllare, puoi concentrarti sul controllo della tua attenzione, qualcosa che è molto fattibile (anche se con pratica e forza di volontà). In poche parole, Thomas è determinato a ricordare alle persone che non sono indifese e a consentire loro di riprendere il controllo delle giornate impegnative.

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Acquisisci familiarità con la tua capacità di gestione dell'attenzione

Per comprendere la gestione dell'attenzione come un metodo di produttività, dobbiamo prima capire come funziona l'attenzione stessa, sia a livello generale che personale. Torniamo a quegli 'stati cerebrali' menzionati da Thomas, o ai 'quattro quadranti' di attenzione che occupiamo e trascorriamo in un dato momento della giornata.

Dice: 'Se classifichiamo in modo approssimativo i diversi stati cerebrali in cui potremmo trovarci, ovviamente ce n'è un numero infinito, ma solo in generale i secchi sono: 1) Reattivo e distratto, 2) Concentrato e consapevole, 3) Sognare ad occhi aperti o Mind Wandering, e 4) Flusso.'

1. Reattivo e distratto

Questo è lo spazio di testa in cui la maggior parte delle persone rimane durante il giorno, che tu sia un genitore casalingo o un consulente aziendale. In questo stato, potresti essere provando per concentrarti, ma ti manca ancora il controllo su ciò che ti circonda e rimani in balia delle distrazioni: notifiche e-mail, ping di Slack, il telefono che squilla, voglia di leggere un articolo interessante, qualcuno che salta alla tua scrivania per fare una domanda veloce, fame di uno spuntino o un bambino che interrompe un compito mentre lavori a casa .

'Stiamo passando da una cosa all'altra... e siamo solo multitasking o, più precisamente, cambio di attività durante i nostri giorni', afferma Thomas. Puoi iniziare un progetto con l'intenzione di portarlo a termine, ma una moltitudine di distrazioni esterne e interne tentazioni di procrastinare tenerti in uno stato reattivo e distratto, che non è, ovviamente, il quadrante ideale per la gestione dell'attenzione in cui trovarsi per una produttività ottimale.

2. Concentrato e consapevole

'Questo secondo secchio è un po' l'esatto opposto', dice Thomas. Il stato concentrato e consapevole è quello in cui ti stai concentrando attivamente. Ti stai sforzando di concentrare tutta la tua attenzione su un compito (scrivere e inviare un lungo rapporto via email) o magari dedicare una certa quantità di tempo e concentrazione a una serie di compiti (prendendoti il ​​tempo di inviare diverse email che hai messo spento).

In ogni caso, dice Thomas, in questo quadrante 'stai prendendo provvedimenti per assicurarti di non essere disturbato, stai attivamente spingendo fuori altri pensieri che si insinuano e mantieni la tua attenzione per un lungo periodo di tempo su un livello più cognitivo'. compito impegnativo.'

Questo è lo spazio di testa più ovvio a cui attingere per essere il tuo sé più produttivo ed efficiente. referenze di Tommaso Cal Newport , autore e professore associato di informatica alla Georgetown University, che ha reso popolare il termine 'lavoro profondo' per descrivere il tipo di lavoro che avviene in questo stato.

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3. Sognare ad occhi aperti o vagare con la mente

'Questo è il punto in cui non stiamo attivamente dirigendo la nostra attenzione in un luogo in particolare, ma stiamo attivamente resistendo alle distrazioni', spiega Thomas. 'Lasci che la tua mente vaghi e basta essere e stai intenzionalmente dicendo 'no' a prendere il telefono per inviare un SMS, accendere la TV o persino inserire un podcast. Thomas si riferisce a questi come momenti tranquilli o momenti 'intermedi', in cui stai aspettando l'autobus, in fila per ordinare in un bar o attraversando un parcheggio per prendere la tua auto.

Può sembrare innocuo, persino intelligente — produttivo! — riempire questi momenti intermedi con attività o distrazioni (perché non buttare giù alcune e-mail mentre si è in ascensore?), e spesso può esserlo. Ma è importante trovare l'equilibrio, perché è durante queste piccole tasche mentali che vagano che accadono tutte le cose belle.

'Questo stato di sogno ad occhi aperti è quando abbiamo intuizione, quando riceviamo idee e quando la nostra creatività viene davvero fuori', dice. 'Non puoi comandare a te stesso di avere un'intuizione, una nuova idea o risolvere un problema. È solo in quei momenti tranquilli in cui queste cose possono accadere. Siamo giunti alla conclusione in qualche modo che se non stiamo facendo, facendo, facendo, allora non siamo produttivi. Ma in realtà è vero l'esatto contrario».

4. Flusso

E infine, c'è il flusso, lo stato psicologico profondamente focalizzato in cui il tuo cervello funziona in modo diverso rispetto a uno qualsiasi degli altri tre quadranti. Questo concetto psicologico è stato riconosciuto e nominato per la prima volta dallo psicologo ungherese Mihály Csíkszentmihályi e implica una perdita di sé senza sforzo nel proprio compito. 'Ciò che significa quando sei in movimento è che la parte del tuo cervello che ti riconosce nel tempo e nello spazio (ho fame, ho freddo, questo è noioso, chissà se a qualcuno è piaciuto il mio post su Instagram) se ne va ', dice Tommaso. 'Sei completamente immerso nel compito da svolgere; è assorbimento totale in quello che stai facendo.'

In altre parole, senza nemmeno rendertene conto, sei nella zona. Il luogo mentale perfetto per la produttività, giusto? Ma c'è un problema: 'Non puoi comandare a te stesso di entrare nel flusso', dice Thomas, aggiungendo, tuttavia, che '[quando] rimani nello spazio di testa concentrato e consapevole per un lungo periodo di tempo, potresti essere fortunato abbastanza per lanciarsi nel flusso.'

'Questi sono i quattro stati cerebrali in cui possiamo raggruppare la nostra attività cerebrale e la gestione dell'attenzione in definitiva è la capacità di riconoscere in quale ti trovi e poi passare consapevolmente a quello che ti servirà meglio in questo momento', dice.

Come gestire la tua attenzione

Se il primo passo verso la padronanza della gestione dell'attenzione è coltivare la consapevolezza di dove si trova la tua mente in un dato momento, il secondo è riconoscere quale stato cerebrale è l'ideale per il compito da svolgere e poi spostarti intenzionalmente in quello stato cerebrale per ottenerlo fatto.

È giusto dire che 'concentrato e consapevole' - non lo stato 'reattivo e distratto' più diffuso - è un luogo mentale ideale da abitare in una giornata impegnativa. Ma come ci si arriva al mattino quando si è assonnati e annebbiati? O verso mezzogiorno quando la pila di compiti nel tuo piatto è ufficialmente travolgente? O verso le 15:00 quando hai fame, sei stanco e i tuoi colleghi (o la tua famiglia) danno fastidio? Riprendi il controllo.

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'La gente mi dice che devono portare a termine il loro lavoro, ma [non possono perché] le persone continuano a interromperli. Le persone sono sempre ti interromperò», spiega Thomas. 'L'unico modo per smettere di essere interrotti è dire alle persone di smettere di interromperti per un certo periodo di tempo.'

Come dice Thomas: L'attenzione è l'antidoto alla distrazione. Invece di lasciare che le distrazioni ti controllino, riconosci il tuo potere su di esse. 'Le due tecniche più critiche per [iniziare] controllare la tua attenzione sono controllare il tuo ambiente e la tua tecnologia', dice. Ecco come.

Controlla il tuo ambiente

Un modo per farlo è creare segnali che comunichino agli altri che stai cercando di rimanere concentrato. Potrebbe essere un segno letterale di non disturbare; potrebbe anche essere indossare le cuffie; se hai un ufficio o un'area di lavoro separata, potrebbe chiudere la porta; o potrebbe essere tutto quanto sopra, se necessario. 'Qualunque sia il segnale, sii esplicito al riguardo: non aspettarti che solo perché hai le cuffie nelle persone sapranno che significa non disturbare. Devi dirglielo», insiste Thomas. 'Quando il mio segnale non disturbare è attivo, significa che non mi disturba a meno che non sia veramente un'emergenza. Questo è un esempio di controllo dell'ambiente. '

Non è realistico aspettarsi di avere un segnale 'non disturbarmi' per l'intera giornata, ma Thomas consiglia di chiudersi per concentrarsi profondamente per, diciamo, 20 minuti ogni ora, o per circa 90 minuti due volte al giorno. 'La frequenza e la durata dipendono da te e dipende dalla natura del tuo lavoro o da quanto le persone intorno a te hanno bisogno di te', afferma.

Controlla la tua tecnologia

Dopo aver creato un ambiente privo di distrazioni, è il momento di eliminare l'ultima distrazione: il tuo dispositivo. Ogni banner di notifica, numero, punto, ping, DM, è progettato per catturare la tua attenzione. Anche loro fanno un buon lavoro, ma hai più controllo di quanto pensi.

'Il secondo passo per controllare l'ambiente e l'attenzione è chiudere la posta elettronica o passare alla modalità offline o non disturbare', consiglia Thomas. Sì, anche se l'attività su cui stai lavorando è la posta elettronica.

'Se ho 50 [e-mail] a cui devo rispondere, l'unico modo per farlo è impedire l'arrivo di nuovi messaggi', afferma. 'Altrimenti non arriverò ai 50 esistenti, perché risponderò al primo e poi ce ne sarà uno nuovo (e uno nuovo e uno nuovo).' Rivolgi la tua attenzione solo alle nuove email dopo hai risposto ai messaggi esistenti a cui hai deciso di rispondere.

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Quindi nascondi il tuo telefono e 'qualsiasi altra cosa intorno a te che ronza o fa rumore o vibra o richiama in altro modo la tua attenzione', dice Thomas. Mettilo su Non disturbare, silenzioso e a faccia in giù, o ancora meglio, nascosto da qualche parte. 'Gli studi dimostrano che solo la presenza del nostro telefono ci distrae, anche se è spento e a faccia in giù.' (Non farti prendere dal panico, puoi controllare il telefono, la posta elettronica, le chat di Google, Twitter e tutto il resto quando il periodo di attenzione designato è scaduto.)

Se sei una persona a cui piace rumore di sottofondo , fai attenzione a cosa scegli di ascoltare. Potresti pensare a un podcast, L'ufficio le repliche o la musica rap ti aiutano a concentrarti, ma potrebbe fare il contrario.

'Ognuno è diverso, ma gli studi dimostrano che, in generale, è molto distratto. La cosa che più distrae le persone è il suono delle voci degli altri', afferma Thomas. 'Se vuoi davvero il rumore, fallo rumore: musica classica, suoni delle onde dell'oceano, grilli che cinguettano o fuoco scoppiettante.'

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Scomponi le attività e designa i punti di arresto

Quando decidi che è il momento di svolgere un'attività e hai eliminato potenziali interruzioni, esegui quell'attività 'fino a quando non è finita o fino a quando non raggiungi il punto di arresto che hai determinato prima di iniziare'. È qui che tempo e attenzione vanno di pari passo.

Se si tratta di un compito importante, suddividilo in pezzi realizzabili, il cui completamento diventerà il punto di sosta designato. Concentrati su ciascuno di essi con tutta la tua attenzione finché non hanno finito. Oppure imposta un timer e decidi che indirizzerai tutta la tua attenzione al completamento di ciò che puoi in quel lasso di tempo.

Inizia a riformare le vecchie abitudini

Questo passaggio riguarda la pratica delle abitudini di cui sopra per rendere la focalizzazione della tua attenzione una seconda natura.

'La gente mi chiede molto, 'Siamo dipendenti dai nostri dispositivi?' Non sono uno psicologo, ma quello che posso dirvi è che la nostra tecnologia crea assuefazione di proposito', afferma Thomas. 'Tutte le app sui nostri telefoni... sono progettate per rubare la nostra attenzione.'

Passare da un compito all'altro o cedere alla tentazione di cancellare una notifica, controllare un testo, accendere la TV per i rumori di fondo: tutto è diventato parte del tessuto della nostra vita quotidiana. Siamo essenzialmente addestrati ad essere distratti in ogni momento. 'Ci siamo abituati alla distrazione', crede Thomas.

Mitigando le deviazioni dell'attenzione, 'ti abitui di più a lunghi periodi di tempo senza [di loro] e inizi a sviluppare la tua capacità di rimanere concentrato più a lungo', dice. 'Proprio come la distrazione sta intaccando la tua capacità di attenzione, controllare quelle distrazioni aumenta la tua capacità di attenzione. [Alla fine], invece di cambiare ogni pochi minuti, hai più possibilità di scegliere quando cambi.'

'Il nostro fallimento nell'ottenere le cose più importanti per noi, che è il modo in cui definisco la produttività, non è dovuto al fatto che non abbiamo abbastanza tempo durante la giornata', conclude Thomas. 'Ci comportiamo come se fossimo completamente indifesi nei confronti di tutte le cose che ci circondano, quando in realtà non lo siamo. Per me, questo è il messaggio più importante e quello che mi appassiona di più... Voglio davvero che le persone capiscano che hai il controllo sulla tua attenzione. Be', forse adesso non lo sai, ma puoi».

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