Facciamo tutti affidamento sull'e-mail per la corrispondenza istantanea e la certezza che il nostro pacchetto Amazon sia, in effetti, in arrivo. Ma è sicuro dire che, nonostante tutti i suoi lodevoli vantaggi, la tua casella di posta elettronica può trasformarsi rapidamente nella rovina della tua esistenza se lasciata deselezionata. E la vista di una casella di posta ingombra è un fattore di stress immediato praticamente per tutti.

Controllare regolarmente la posta elettronica è un'attività quotidiana impossibile da evitare e, per quanto diligente tu sia nel premere 'rispondi a tutti', gestire una casella di posta elettronica in aumento è più facile a dirsi che a farsi. E se sei meno diligente, come in, sei più incline a lasciare che il tuo le email si accumulano senza indirizzo —è probabile che la mancanza di organizzazione della posta in arrivo (e l'ansia di essere indebitati con la posta elettronica) influenzando la tua produttività più di quanto ti rendi conto. Per fortuna c'è una via d'uscita dal caotico buco della posta in arrivo. Nel tentativo di gestire meglio le nostre caselle di posta indisciplinate, abbiamo scelto i professionisti della produttività per hack di gestione della posta elettronica che fanno risparmiare tempo (leggi: salvavita) che ci avvicineranno molto di più all'apparentemente sfuggente Inbox Zero.

RELAZIONATO : 6 cose che hanno in comune tutte le email di lavoro efficaci

Articoli correlati

1 Controlla la posta elettronica solo per 15 minuti alla volta

Secondo l'esperto di produttività e fondatore di Inkwell Press , Tonya Dalton, puoi massimizzare la tua produttività controllando le e-mail in breve, raffiche di 15 minuti . 'Rimarresti sorpreso dal numero di email che puoi leggere e a cui puoi rispondere in un breve lasso di tempo quando controlli la tua casella di posta in batch', afferma. 'La chiave è impostare un timer, così sai quando i tuoi 15 minuti sono scaduti e quando è il momento di passare ad altro lavoro.'

come incartare una scatola regalo

Due Pianifica i periodi di tempo per le e-mail

Allo stesso modo, prendi l'abitudine di programmare blocchi di tempo designati (di 15 minuti) esclusivamente per il controllo della posta elettronica. Leggere le e-mail a rotazione mentre si riversano nella tua casella di posta in definitiva ostacola la produttività. Per le professioni in cui la comunicazione costante è fondamentale, stabilire un programma potrebbe non essere realistico. Ma se dai un'occhiata lunga e approfondita al tuo lavoro, potresti scoprire che è possibile designare il tempo di lettura della posta elettronica, ad esempio, ogni 60 o 90 minuti. Imposta avvisi sul tuo calendario fino a quando non sei in una routine. Se qualcuno ha davvero bisogno di contattarti, ti invierà di nuovo un'email, manda un messaggio diretto , oppure chiama. Se scorri le e-mail sul telefono, contrassegna quelle a cui devi dare seguito come non lette in modo da non dimenticare di rispondere in seguito.

RELAZIONATO: Dimentica la gestione del tempo— Attenzione La gestione è la strada migliore per la produttività

3 Usa di proposito la cartella delle bozze

Non lasciare che la tua casella di posta elettronica diventi un elenco di cose da fare, qualcosa che ti fai strada dall'alto verso il basso', afferma Charles Duhigg, giornalista e autore di best-seller di Più intelligente, più veloce, migliore . È la peggiore lista di cose da fare possibile, perché letteralmente tutti possono aggiungerci qualcosa.

Crea la tua lista di cose da fare e-mail aprendo solo quelle che richiedono la tua attenzione. Cerca le email importanti che richiedono risposte immediate (ad es. per progetti prioritari o dal tuo capo). e apri solo quei messaggi o premi rispondi. Tieni aperta la finestra di risposta sul tuo computer o lascia la bozza in sospeso nella cartella delle bozze. C'è la tua lista di cose da fare: questa pila di risposte. Usa il tempo che prendi per la tua email per scrivere risposte ponderate e convincenti, piuttosto che tentare di strappare una quantità maggiore di cose meno rilevanti. In questo modo il tuo obiettivo può essere quello di realizzare una cartella di bozze vuota, piuttosto che una casella di posta perfettamente vuota.

4 Ricevi email in batch in

Se non puoi fare a meno di controllare ogni volta che senti un ping, un modo semplice per gestire la costante raffica di email nella tua casella di posta (e limitare le distrazioni) è utilizzare uno strumento come il Posta in arrivo batch plug-in per Gmail potrebbe salvarti dalla costante distrazione. Raggruppa le tue e-mail e te le invia a ondate, ma solo negli orari esatti da te scelti.

5 Cancellati senza pietà

L'eliminazione di newsletter e notifiche di vendita irrilevanti una per una può dare l'illusione della produttività, ma sfogliare la stessa posta indesiderata settimana dopo settimana aumenta solo l'inefficienza della posta elettronica. 'Per legge, tutte le newsletter devono includere un link per annullare l'iscrizione', afferma Dalton. 'Prenditi il ​​tempo necessario per fare clic su quel link per inviare la tua richiesta di cancellazione. È un investimento di 10 secondi che ripagherà sotto forma di una casella di posta più pulita.'

come si cucinano gli spaghetti

Dalton nota inoltre che non è necessario registrarsi per un'app o un servizio di annullamento dell'iscrizione e-mail per liberare la posta in arrivo dal disordine. 'Molti di questi programmi finiscono per vendere il tuo indirizzo e-mail ad altre aziende per mantenerle in attività', aggiunge.

RELAZIONATO: Come pulire il telefono

6 Attiva la funzione di anteprima

Usa la funzione di anteprima del tuo programma di posta elettronica, se ne ha una (la maggior parte di loro lo fa). Ciò ti consentirà di sbirciare le prime righe di un messaggio in una finestra separata, quindi non dovrai aprirlo completamente per leggerlo e potrai eliminare la posta indesiderata all'istante. (Bonus: questo riduce anche le possibilità di aprire un messaggio con un virus allegato.)

7 Tocca le email solo una volta (e usa le cinque D)

Dalton suggerisce di agire non appena si apre un messaggio considerando le 5 D: fare, delegare, eliminare, rinviare e designare. 'Fai rapidamente le e-mail che richiedono meno di due minuti di azione e delega quelle che richiedono un'azione da parte di qualcun altro', afferma. Annulla immediatamente l'iscrizione ed elimina i messaggi che non richiedono alcuna azione e rinvia le notifiche che richiedono più di due minuti di azione per essere completate. Infine, archivia le e-mail che contengono informazioni pertinenti in una cartella separata in modo da poterle individuare più facilmente in futuro.

modo più semplice per pulire le tapparelle

RELAZIONATO: I 7 comandamenti dell'etichetta di posta elettronica che tutti dovrebbero seguire

8 Le cartelle sono tue amiche

Quando utilizzi la tua casella di posta come spazio di archiviazione predefinito, diventa rapidamente un cassetto della spazzatura digitale, il che rende difficile trovare ciò di cui hai bisogno, afferma Peggy Duncan , un esperto di produttività personale ad Atlanta. Puoi ordinare manualmente i messaggi in cartelle, certo, ma ancora meglio, puoi impostare filtri automatici che indirizzano i messaggi direttamente a una cartella preferita. Ad esempio, le notifiche di Facebook possono andare direttamente a una cartella dei social media. Tutti i messaggi del team di marketing verranno archiviati direttamente nel file delle iniziative di marketing. (Gmail lo fa automaticamente, ma puoi configurare un sistema simile con altri servizi di posta elettronica, come Microsoft Outlook.) Una volta che tutte le email di un tipo, come le newsletter, sono state raggruppate nella propria cartella, puoi selezionarle tutte ed eliminare quelle indesiderate con un solo clic. Trova un'impostazione di ordinamento automatico delle email che funzioni per te e per le tue cose da fare, quindi seguila.

9 Disegna una risposta predefinita

Se ricevi più messaggi contenenti richieste simili, Dalton consiglia di scrivere una risposta predefinita predefinita che puoi modificare e personalizzare leggermente con ogni risposta e-mail. 'Salva la risposta predefinita come una delle tue firme e-mail in modo da poter facilmente riempire automaticamente il corpo delle tue e-mail', afferma. Genio, vero? (Basta non dimenticare di modificare per il destinatario e la circostanza.)

RELAZIONATO: Come fare effettivamente le cose mentre lavori da casa

10 Crea un account alias per ordinare la posta

Molte piattaforme di posta elettronica (incluso Gmail) ti consentono di creare account alias che confluiscono tutti in un'unica casella di posta. 'Ho impostato i miei account alias in modo che vengano inseriti in un'unica cartella', afferma Dalton a proposito della tattica che impiega per organizzare fatture e altri documenti finanziari critici . 'Non mi occupo di nessuna di quelle e-mail fino a venerdì mattina, quando dedico del tempo a sedermi ea sistemare tutte le mie finanze'.

cosa fare la notte di halloween

undici Appena. Non farlo. Rispondere.

Ecco, è stato detto. Questo consiglio va oltre la gestione della posta indesiderata ovvia e ovviamente non stiamo perdonando il ghosting del tuo capo. Stiamo parlando di quel messaggio del tuo collega due scrivanie più avanti. Duhigg sostiene che spesso le persone fanno domande quando probabilmente possono trovare le risposte da sole. E se non rispondo, andranno a cercare quelle risposte. Come si implementa questo tipo di pensiero senza sentirsi maleducati? Preoccupandoti più di te stesso e del tuo tempo che del tempo degli altri (ah!). Un mantra da praticare: non c'è motivo per cui dovrei rispondere alle persone semplicemente perché mi inviano un'e-mail.

12 Ripensa al sogno di Posta in arrivo-Zero

Questa forse non è la perla di saggezza giusta per tutti: c'è qualcosa di intensamente soddisfacente per molte persone nel finire e iniziare ogni giorno con una casella di posta pulita. Ma, per te, forse questa aspettativa è irrealistica e persino un po' soffocante. Svuotare religiosamente la tua casella di posta potrebbe essere onestamente una perdita di tempo (e forse anche di qualcos'altro), dice Duhigg. Premendo elimina, elimina, elimina può essere soddisfacente o sembrare produttivo, ma perché preoccuparsi? Pone la domanda: lo fai perché ti fa stare bene o perché è davvero utile? E se non è utile, forse non hai bisogno di una casella di posta pulita e forse dovresti smettere di usarla come barometro del successo.

RELAZIONATO: 8 consigli di esperti per il decluttering digitale per ridurre il tempo sullo schermo