COME SCRIVERE EMAIL EFFICACI AL LAVORO | VERAMENTE SEMPLICE

Se hai mai ricevuto un'e-mail da un collega con indicazioni eccessivamente prolisse, richieste confuse o modo troppi destinatari non necessari inclusi, conosci l'importanza di una comunicazione e-mail efficace sul lavoro. Le e-mail inviate senza organizzazione o pensiero possono effettivamente ostacolare il flusso di lavoro, generalmente infastidire le persone e causare problemi di comunicazione altrimenti evitabili.

Quindi, come creare un'e-mail chiara ed efficace che trovi il giusto equilibrio tra dettagliato e conciso; uno che colpisce su tutti gli argomenti giusti per tutte le persone giuste coinvolte? Per prima cosa devi sapere quando qualcosa deve essere inviato via e-mail, al contrario di un messaggio diretto, incontro personale , o telefonata . Le e-mail sono ideali per inviare elenchi di istruzioni più lunghi, effettuare il check-in su un progetto o condividere file. La comunicazione e-mail garantirà anche una registrazione scritta di tutte le conversazioni importanti a cui dovrai fare riferimento in seguito. Ecco sei cose che fanno tutti gli scrittori di email efficaci prima di premere 'invia'.

1. Massimizza la riga dell'oggetto

Per prima cosa, dovrai adattare la riga dell'oggetto al messaggio e/o alla tua risposta. Stai scrivendo a qualcuno che ti ha inviato un'email la scorsa settimana? Non richiamare un messaggio vecchio e non correlato e premere 'rispondi': il destinatario ha dimenticato esattamente ciò che ti ha scritto una settimana fa. Aiutali a orientarli e a comporre una risposta con un nuovo oggetto che rifletta il nuovo argomento o la tua risposta al loro messaggio (ad esempio, Informazioni di base sul nostro nuovo cliente, Jane Doe o Indicazioni per la nostra nuova casa a Cleveland), dice Peggy Duncan, un esperto di produttività personale ad Atlanta. Avrai meno probabilità di confondere il destinatario e il tuo messaggio sarà più facile da trovare in seguito.

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Secondo, sii specifico. Ad esempio, ecco un oggetto impreciso/vago: Riunione del personale. Ora, eccone uno migliore: per favore porta questo allegato alle 14:00. riunione del personale. Quando includi dettagli, come un'azione necessaria o i dettagli su dove e quando, aiuti il destinatario a valutare immediatamente l'importanza del tuo messaggio, afferma Marsha Egan, l'autrice di Posta in arrivo Detox e l'abitudine all'eccellenza della posta elettronica ($ 20; amazon.com ). Li aiuterà anche a ricordare di completare l'attività richiesta.

Non sei sicuro di quale dovrebbe essere il soggetto? Pensa alle parole chiave che useresti se dovessi trovare l'e-mail in un secondo momento, afferma Nick Morgan, autore di Riesci a sentirmi? Come connettersi con le persone in un mondo virtuale ($ 11; amazon.com ).

2. Fornire istruzioni dettagliate

La chiarezza delle indicazioni scritte può creare o distruggere l'efficacia di un'e-mail di lavoro. Se stai assegnando le rispettive attività a un gruppo di persone, suddividile per persona e usa i punti elenco per aiutare tutti a sapere esattamente per cosa hai bisogno di aiuto da ciascuna di esse, in particolare.

3. Scegli attentamente i destinatari

Scrivi l'e-mail prima di aggiungere i destinatari, afferma Vanessa Van Edwards, autrice di Affascina la scienza del successo con le persone ($ 12; amazon.com ). Ciò non solo impedirà il temuto invio accidentale, ma ti consentirà anche di aggiungere destinatari in base al contenuto dell'e-mail. Vuoi evitare quelle lunghe catene di e-mail con più persone? Se hai bisogno di più persone per commentare qualcosa, come un documento, prendi in considerazione la creazione di un file condivisibile (come un documento Google), dove tutti possono proporre modifiche in un unico spazio senza inviare mille email.

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4. Tagliare la lingua drenante

Inviare un'e-mail su un problema che deve essere riparato? Piuttosto che diventare poetici su che cosa sia una seccatura o di chi sia la colpa, concentrati sul azione necessaria per rimediare a un problema. Ad esempio, invece di dire 'Il cliente ha un problema con la nostra presentazione e sarà difficile da risolvere', prova 'Mi piacerebbe il tuo aiuto per risolvere qualcosa che il cliente ha sollevato durante la nostra chiamata'. Questo renderà dare un feedback negativo o richiedere compiti spiacevoli tramite e-mail più efficaci.

5. Includi le istruzioni per la risposta

Anche quando la tua email non richiede una risposta (sarò all'appuntamento del medico per le prossime due ore o puoi consegnare il tuo referto domani invece che oggi), molte persone si sentono obbligate a riconoscerlo con un OK o grazie. Dai a queste persone una facile via d'uscita. Se non vuoi essere ascoltato, includi 'Nessuna risposta necessaria' alla fine del messaggio, dice Duncan. Risparmia tempo su entrambe le estremità e impedisce alle email inutili di ingombrare le caselle di posta. Inoltre, non esitare a scrivere Grazie in anticipo quando fai una domanda a qualcuno. Ti impedirà di sentirti tentato di inviare un ringraziamento di una riga quando la persona risponde.

6. Non essere troppo personale

Le e-mail servono per i fatti, non per i sentimenti, dice Egan. A causa della mancanza di inflessione della voce e del linguaggio del corpo nella corrispondenza digitale, alcuni sentimenti (come ti senti nei confronti di un collega, cosa pensi della festa del tuo vicino) possono essere facilmente interpretati erroneamente. Se vuoi sollevare un problema delicato (o meno che positivo), chiamali invece.