Le riunioni a volte possono sembrare un'inutile perdita di tempo prezioso sulla scrivania. Sì, in retrospettiva, molti incontri sembrano probabilmente avrebbe potuto essere sostituito con un'e-mail, ma non sempre. Riunirsi faccia a faccia può spesso essere la migliore opzione di comunicazione di lavoro, dipende solo dalle circostanze. Ad esempio, trovi difficile comunicare pensieri, idee o feedback a un gruppo in meno di pochi paragrafi? Sono coinvolti più reparti? Stai cercando feedback o un brainstorming più aperto? Scegli di incontrarti. E quando lo fai, assicurati di sfruttare al meglio il tempo che hai con il gruppo. Ecco come creare l'atmosfera, mantenere le cose in movimento, cronometrare nel modo giusto e ottenere una parola in una riunione di lavoro.
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1. Il tempismo è tutto.
L'affaticamento decisionale in genere si verifica con il progredire della giornata, afferma Melody Wilding, assistente sociale e coach professionale. Per questo motivo, pianifica un rapporto sulle statistiche, la logistica o altri incontri pratici per la tarda mattinata (dopo il caffè!), quando le persone tendono ad essere più acute e concentrate. I pomeriggi (dopo pranzo), d'altra parte, quando le persone sono naturalmente stanche (i ritmi circadiani umani tendono a calare naturalmente intorno alle 15:00) sono meglio riservati per un brainstorming o un incontro a flusso libero. Infatti, secondo uno studio dell'Albion College , in realtà sei più creativo quando sei stanco.
2. Mantieni le cose in movimento (mentre sei ancora ascoltato).
Il galateo della riunione dovrebbe essere piuttosto intuitivo, ma ci sono alcune linee guida sicure da seguire per una comunicazione ottimale. Per evitare di interrompere un collega e interrompere il flusso della riunione, attendi un attimo dopo che qualcuno ha parlato per assicurarti che abbia finito. Allora sentiti libero di tuffarti. Lottando per ottenere una parola? Prova il 'segnalibro' alzando leggermente la mano, come se stessi segnalando un cameriere; questo dice a tutti che sei il prossimo, dice Vanessa Van Edwards, autrice di Accattivare: la scienza del successo con le persone ($ 12; amazon.com ).
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3. Imposta il tono per la collaborazione e la produttività.
Usare un linguaggio inclusivo, come noi invece di te o me, aiuta a promuovere un senso di unità, specialmente in ambienti tesi, afferma Van Edwards. Il luogo in cui ci si incontra e l'allestimento dello spazio influiscono anche sull'atmosfera: una ricerca di due business school canadesi ha scoperto che sedersi a un tavolo da conferenza rotondo incoraggia la collaborazione, mentre un tavolo quadrato può stimolare la concorrenza.
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