Indipendentemente dal fatto che la tua corrispondenza sia personale o professionale, siamo tutti colpevoli di commettere un errore di e-mail di tanto in tanto. (Se solo potessi cancellare il ricordo di aver inoltrato quell'e-mail inappropriata alla persona sbagliata!) La prossima volta che scrivi un messaggio per le masse, segui questi comandamenti dell'etichetta dell'e-mail per evitare un incidente di comunicazione degno di nota.

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1 Rispondi a tutti con cautela

Non rispondere a tutti a meno che ogni singola persona in quella lista di distribuzione non abbia bisogno di sapere cosa devi dire, afferma Aimee Symington, CEO di Finesse Worldwide. Suggerisce di rivedere i nomi nell'elenco e di rispondere solo a coloro che richiedono effettivamente la tua risposta. Ciò potrebbe significare rispondere solo al mittente o a tre dei sette destinatari. E se il tuo manager o collega vuole essere copiato su qualcosa, rispetta la sua richiesta.

Risposte ponderate possono far risparmiare tempo agli altri. Che sia per motivi di lavoro o sociali, le persone inizieranno a essere infastidite da un flusso di e-mail insignificanti perché devono fermarsi per aprirle, afferma Diane Gottsman, fondatrice della Protocol School of Texas. Quindi pensaci due volte prima di rispondere a tutti con Can't make it, la prossima volta che sei invitato al brunch.

Due Non lasciare mai vuota una riga dell'oggetto

Un buon oggetto aiuta i destinatari a dare la priorità alla posta elettronica, afferma Lizzie Post, co-conduttrice del podcast Awesome Etiquette. Qualunque cosa tu faccia, non lasciarlo vuoto. Quando crei una riga dell'oggetto, rendila specifica e concisa e osserva l'ortografia e la grammatica. È la prima cosa che una persona nota, dice Post.

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Poiché una riga dell'oggetto dovrebbe riflettere il contenuto dell'e-mail, gli esperti consigliano di aggiornare la riga dell'oggetto durante il flusso della conversazione. Evita le righe dell'oggetto che potrebbero minimizzare l'urgenza di un'e-mail (pensa: una domanda rapida per intitolare un grosso problema di lavoro) o far perdere a qualcuno un messaggio che pensa di aver già letto, spiega Gottsman. Suggerisce di iniziare un nuovo thread se un'e-mail si è allontanata troppo dal messaggio originale.

3 Rispondi prontamente

Sebbene gli esperti non siano d'accordo su un tempo di risposta adeguato per le e-mail, concordano sul fatto che quasi tutte le e-mail meritano una risposta. Se una semplice risposta (OK, grazie o Sembra un buon piano) è sufficiente, prova a rispondere non appena leggi un'e-mail.

A volte un'e-mail richiede informazioni che potrebbero richiedere diversi giorni per essere raccolte, ma ciò non significa che puoi lasciare le persone in sospeso. Fai sapere loro che hai ricevuto la loro e-mail e che ti ricontatterai quando puoi, dice Symington.

E ricorda di utilizzare un messaggio di risposta automatica se sei in viaggio o fuori dall'ufficio , aggiunge, così gli altri sanno che non dovrebbero aspettarsi una risposta.

4 Avanti con cautela

Assicurati di inoltrare alle persone giuste per i giusti motivi, afferma Post. Prima di inoltrare, valuta la riservatezza del contenuto, che include eventuali allegati, i nomi e le informazioni di contatto per tutti coloro che sono associati al messaggio. Alcune persone preferirebbero che le loro informazioni di contatto rimanessero private. Se un thread contiene troppi punti dettagliati di una discussione, avvia una nuova email.

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5 Dì a qualcuno se è stata hackerata

Siamo stati tutti lì. Un virus prende piede e prima che ce ne accorgiamo, stiamo inviando spam al nonno con link che farebbero arrossire chiunque. Se ricevi quello che è ovviamente un virus, avvisa la vittima che potrebbe non essere al corrente di cosa sta succedendo. Dì solo: 'Volevo farti sapere che sta succedendo', dice Symington. È una bella cosa da fare.

6 Rispetta l'arte di inviare e-mail

Ti interessa fare una buona impressione di persona, quindi perché non mantenere la tua persona e-mail allo stesso standard? L'e-mail è un riflesso di te e dovrebbe essere scritta come una lettera più che un testo, pur tenendo presente la brevità, afferma Symington. Controlla l'ortografia, la grammatica e la punteggiatura. Tutto maiuscolo indica che stai urlando e tutto minuscolo significa che sei pigro. Troppi caratteri, colori e faccine sorridenti possono essere irritanti, aggiunge.

Sii amichevole senza cercare di esagerare con l'umorismo. Pecca per eccesso di cautela anche se hai il senso dell'umorismo, dice Gottsman. Il tono è troppo spesso confuso nelle e-mail e non vuoi sembrare poco professionale perché qualcuno non capisce la tua battuta.

7 Ricorda: nessuna e-mail a cena

Una cosa è se stai consumando un pasto informale con un altro significativo (e l'appuntamento è domani), ma non controllare assolutamente la posta elettronica a una cena, dice Post. Per quanto riguarda le riunioni in ufficio, dipende. Se i colleghi portano telefoni o laptop nelle sale conferenze per accedere alla posta elettronica durante le riunioni, probabilmente va bene. Tieni presente che le culture aziendali avranno politiche diverse in merito alla posta elettronica, afferma. Conosci la natura dell'e-mail sul tuo lavoro per essere appropriato.