Nel mondo del lavoro, ci sono pochi acronimi più graditi di OOO. Oltre ad essere la porta della promessa per un'esistenza spensierata, impostare un messaggio fuori sede sulla tua email di lavoro è un modo pratico per far sapere a colleghi e clienti che sarai difficile da raggiungere, se non irraggiungibile, per una certa quantità di tempo. Quindi, anche se non c'è bisogno di pensarci troppo (non stai scrivendo un romanzo qui), importa cosa includi.

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Potrebbe sembrare un po' imbarazzante e robotico pre-scrivere un messaggio fuori sede, ma è necessario e utile per chiunque tenti di raggiungerlo mentre sorseggi Mai Tais sulla spiaggia o fai un'escursione a Machu Picchu. (Inoltre, impostare un messaggio di assenza ti aiuterà a staccare la spina e rilassarti se hai problemi a lasciare il lavoro.) Ecco cosa dire (e cosa non dire) nella risposta automatica delle vacanze.

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1. Includere un saluto e una conclusione.

Naturalmente, il modo in cui inizi un messaggio OOO dipenderà dalle tue preferenze personali e dall'ambiente di lavoro. Anche se un grande 'ciao' non è assolutamente necessario, devi iniziare da qualche parte ed è bello aggiungere un tocco umano. Se saltare direttamente in Sono attualmente fuori ufficio ... ti sembra troppo strano e distaccato per te, rilassati con un semplice, Ciao o grazie per la tua e-mail.

Lo stesso vale per la tua firma. Puoi lasciare la data del tuo ritorno, ma se ha senso chiudere con qualcosa come 'Grazie!', 'Meglio, (il tuo nome)' o 'Buon fine settimana (o inserisci vacanza qui)!', provaci.

2. Includi quanto tempo starai fuori.

Indica le date di inizio e fine: viaggerò dal 3 al 7 luglio e non controllerò la posta elettronica. Risponderò alla tua nota il prima possibile quando tornerò in ufficio l'8 luglio (non dimenticare di spegnere il risponditore automatico quando torni!).

3. Includi se controllerai o meno la posta elettronica.

Un messaggio di assenza non è utile solo quando stai andando completamente fuori dalla griglia. Potresti viaggiare per lavoro o lavorare da remoto, rendendo la comunicazione sporadica e la connessione WiFi incerta. Se non controllerai o non risponderai alle e-mail, dillo (vedi l'esempio sopra). Altrimenti, è utile impostare un messaggio che avverta le persone che non sarai raggiungibile in modo affidabile a causa di viaggi o obblighi in loco. Si tratta di stabilire aspettative per coloro che cercano di raggiungerti. Ad esempio: grazie per la tua nota! Viaggerò per un servizio fotografico fino al 3 luglio e controllerò periodicamente la posta elettronica/avrò accesso limitato alla posta elettronica e potrei essere lento a rispondere.

4. Includi come contattarti (se non del tutto).

Se sarai disponibile in qualche modo, spiegaci esattamente come metterti in contatto. Ad esempio: non controllerò la posta elettronica, ma se hai bisogno di contattarmi per qualsiasi motivo, contattami sul mio cellulare... return) quindi è in cima alla mia casella di posta. Oppure: Per richieste urgenti, contattare (nome di un assistente, collega, libero professionista o altra copertura disponibile in sede). Prima di includere le informazioni di contatto di un altro collega nel tuo OOO, chiariscilo con loro: anche se sei il loro superiore, un avvertimento è comunque una bella cortesia.

5. Evita dettagli personali non necessari.

Se sei fuori per maternità/paternità o ti sposi quel fine settimana (!), va benissimo da includere, ma questo è quanto la condivisione personale deve andare in una risposta automatica. Pensa a come potresti reagire al messaggio di assenza di qualcuno che menziona troppi dettagli personali. Vuoi che la persona ricevente sappia a), se risponderai o meno alla sua e-mail eb), quando può aspettarsi una tua risposta. Tutto il resto è probabilmente TMI, quindi mantienilo semplice.

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