Chiunque sia profondamente indebitato con la posta elettronica sa quanto possa essere stressante dover una risposta a qualcuno (oa molte persone). Sanno anche quanto sia difficile affrontare la musica, riconoscere il ritardo e premere invio.

Vale la pena riconoscere e scusarsi per il ritardo, o giocare in modo fresco e comportarsi come se niente fosse? Dopo un certo periodo di tempo, vale la pena rispondere? Prima di commettere qualsiasi etichetta della posta elettronica passo falso, leggi le più grandi cose da fare e da non fare per rispondere in ritardo a un'e-mail, direttamente da due esperti di etichetta (più alcune risposte di esempio per iniziare).

1. Riconosci se sei in ritardo o meno nel rispondere.

Decidi se sei davvero in ritardo o se ti senti solo in colpa, dice Diane Gottsman, esperta nazionale di etichetta, autrice di Etichetta moderna per una vita migliore ($ 9; amazon.com ) e fondatore di The Protocol School of Texas. Hai una finestra di 24 ore o un giorno lavorativo per rispondere a un'e-mail non di emergenza.

2. Per la maggior parte, vale la pena chiedere scusa.

Succede, tutti mancano le scadenze o si dimenticano di rispondere: non fa mai male riconoscerlo prima di andare avanti. Quando ciò accade, sono necessarie delle scuse, afferma Jodi R.R. Smith, presidente di Mannersmith etiquette consulting e autrice di Il galateo: una guida completa ai modi moderni ($ 10; amazon.com ). Chiedi scusa e porta avanti la conversazione.

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3. Sii breve e al punto.

L'oggetto di un'e-mail è di essere tempestivo, informativo e conciso. Ecco come dovresti gestire la svista di non rispondere prontamente (intenzionalmente o meno), dice Gottsman. Non c'è bisogno di diventare poetici, condividere TMI o inventare scuse.

Le spiegazioni spesso sono solo d'intralcio, dice Smith. Non c'è bisogno di creare racconti alti, e certamente non c'è bisogno della brutta verità.

Se hai intenzione di iniettare un po' di personalità in esso, Gottsman dice di andare con qualcosa di semplice: mi dispiace di non averti risposto prima. Stavo studiando la tua richiesta e inavvertitamente ho trascurato di rispondere immediatamente. E lascia perdere.

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4. Scegli le tue parole con saggezza.

Naturalmente, se sei vicino all'altra persona, è appropriato un tono più informale e colloquiale. Gottsman dice una risposta del tipo 'Oh cielo, mi dispiace tanto per aver impiegato così tanto tempo per risponderti. Ti prego, perdonami! è ottimo per qualcuno a cui sei vicino, ma forse non per uno scambio di email professionale con il tuo capo. Un piccolo cruccio che molti manager hanno è quando un rapporto risponde in ritardo usando uno slang come, My bad. Si presenta come irriverente o insincero. Meglio attenersi a un professionista collaudato come, Scusate per il ritardo, me ne occuperò subito e andrò meglio avanti.

5. Decidi di essere migliore.

Avere un'e-mail con una scadenza seduto e seduto nella tua casella di posta non è divertente ed è anche scomodo per l'altra persona. Rendi un punto in futuro per contrassegnare le e-mail importanti in modo che non vengano trascurate, afferma Gottsman. Procrastinare con una risposta tardiva rende solo la situazione più scomoda.

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Alcuni esempi di email di risposta in ritardo

Se hai perso una scadenza di lavoro importante, Smith dice di possederla, quindi ringrazia per la loro pazienza:

Per favore, scusa il ritardo. Stiamo ultimando il progetto ora e domani COB vi forniremo tutte le informazioni richieste. Grazie per il tempo aggiuntivo, poiché siamo stati in grado di rispondere pienamente a tutte le tue domande e non vediamo l'ora di parlare con te alla riunione della prossima settimana.

Se qualcuno ti ha inviato una nota amichevole senza una scadenza, ma ciò implica una risposta educata, Gottsman suggerisce:

Grazie per la tua gentile email in merito alla mia recente promozione. Ho traslocato negli ultimi giorni e il tempo mi è sfuggito. Non vedo l'ora di raggiungerti al mixer della prossima settimana.

Se sei totalmente mancato una scadenza RSVP , dice Smith, rendi il tuo mea culpa breve e dolce e concentrati invece sull'evento.

Mi dispiace molto per aver perso la tua data di RSVP, ovviamente saremo al tuo evento speciale. Ho già il mio vestito e mio marito sta pensando di indossare le sue scarpe da ballo.

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Se hai ricevuto cattive notizie da un amico o un parente e hai rimandato la risposta, a Smith piace questo approccio gentile:

La tua e-mail è stata una sorpresa totale e volevo aspettare di avere un momento tranquillo per rispondere davvero. Dev'essere un momento molto difficile...

L'unica volta che va bene non rispondere

Se l'e-mail è qualcosa a cui non sei interessato (pensa: sollecitazioni di massa) o da qualcuno che preferiresti bloccare, premi 'cancella' e non pensarci due volte, dice Gottsman.

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