Il tuo ufficio utilizza una piattaforma di messaggistica istantanea come Slack o Google Hangouts? Al momento potresti usarlo solo per chattare con il tuo collega BFF o inviare rapidamente un ping al tuo capo per dire che sei in ritardo. Ma se non stai sfruttando la messaggistica istantanea per semplificare la comunicazione di lavoro e favorire una collaborazione efficace tra il tuo team e gli altri team, dovresti farlo. Ecco il modo giusto e il momento giusto per utilizzare la messaggistica istantanea al lavoro.
IM o e-mail?
Quell'e-mail di una frase, la risposta di due parole o il saluto rapido funzionano bene in un sistema di messaggistica come Slack. È anche perfetto per le conversazioni in corso che richiedono molto avanti e indietro, quelle che non meritano necessariamente un designato, incontro di persona o telefonata , ma è meglio lasciare alla messaggistica istantanea per risparmiare le caselle di posta elettronica di tutti. Sebbene l'e-mail rimanga necessaria per la comunicazione esterna, una piattaforma di messaggistica potrebbe ridurre seriamente il volume di e-mail interno.
Organizzati.
La vera forza di una piattaforma di messaggistica è la capacità di catalogare e organizzare le informazioni, afferma Anna Pickard, responsabile della comunicazione del marchio presso Slack. 'A differenza della posta elettronica, che può essere eliminata automaticamente nel tempo o disabilitata quando qualcuno lascia l'azienda, i file e le informazioni condivise in Slack sono sempre disponibili', afferma, 'il che offre ai nuovi dipendenti il vantaggio delle conoscenze del gruppo'. L'organizzazione è fondamentale. Crea canali per argomento o progetto e invita le persone interessate alla conversazione. Hai bisogno di chattare uno a uno? Usa la funzione di messaggio diretto in modo che le discussioni nei canali rimangano focalizzate sull'argomento.
Sii breve.
Pickard consiglia di mantenere i messaggi digeribili utilizzando elenchi puntati e persino emoji. Se qualcosa deve essere discusso o spiegato ulteriormente, avvia un thread separato; in Slack, fai clic sul fumetto della chat sotto una risposta. Pensa a questo thread come a una barra laterale: è iperspecifico e ti consente di elaborare un argomento senza confondere la conversazione più ampia.
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