Metti la carta al suo posto

La regola generale per le carte è scartare tutto. I miei clienti sembrano sempre sbalorditi quando lo dico. Naturalmente, non intendo dire che dovremmo eliminare del tutto i documenti. Sto solo cercando di capire quanta determinazione abbiamo bisogno per scegliere solo quelli che sono assolutamente necessari e scartare il resto. I fogli di carta sembrano così sottili; spesso ci aggrappiamo a loro senza pensarci davvero. Più carte accumuliamo, più tempo ci vorrà per trovare documenti particolari e più difficile sarà metterli in ordine.

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Inizia raccogliendo tutti i tuoi documenti in un punto e guardando ognuno di essi. Anche i fogli che sono nelle buste dovrebbero essere tirati fuori e controllati pagina per pagina nel caso in cui volantini pubblicitari o altro materiale indesiderato si confondano con essi.

Può essere utile ordinare i documenti in categorie mentre si sfoglia il contenuto. Questo rende l'archiviazione quando hai finito più semplice e veloce. I documenti possono essere ampiamente suddivisi in tre categorie: in attesa, salva perché devi e salva perché lo desideri.

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La categoria in sospeso include documenti che richiedono un qualche tipo di azione, come fatture in sospeso. Consiglio di conservarli tutti in una scatola di archiviazione verticale fino a quando non li hai affrontati. In questo modo non si confonderanno con documenti di altre categorie.

Quindi, diamo un'occhiata ai documenti che dobbiamo salvare. Ordinali per categoria e archiviali in un armadietto o in cartelle su uno scaffale. Se non è necessario conservare gli originali, è possibile scansionarli e archiviarli elettronicamente. In questo caso, invece di scansionarli durante l'ordinamento, è più efficiente metterli in una pila da scansionare in seguito ed eseguire la scansione tutta in una volta.

L'ultima categoria è costituita dai documenti che desideri salvare per altri motivi. Questi potrebbero includere documenti che desideri conservare come riferimento o quelli che effettivamente suscitano gioia per te. Ma poiché il rimbalzo è un problema comune quando le persone si aggrappano alle cose solo perché, tieni presente che la regola di base per i documenti è scartarli tutti.

Nelle mie lezioni di riordino, quando un cliente ha difficoltà a decidere quali fogli tenere e quali scartare, faccio domande su ciascuno di essi, cose come Quando ne hai bisogno?, Da quanto tempo ce l'hai?, Quanto spesso vai tornare indietro e guardarlo?, Riesci a trovare lo stesso contenuto su Internet?, L'hai già salvato sul tuo computer?, Quanto sarebbe un problema se non lo avessi? e Si accende davvero la gioia? Se sei contrario alla premessa che dovresti scartarli tutti, prova a immaginare che io sia appena entrato nel tuo ufficio e abbia annunciato che distruggerò tutti i tuoi documenti. Cosa faresti? Quali ti arrampicheresti per salvare dal distruggidocumenti?

Come conservare i documenti in modo da non rimbalzare mai

Finché segui le mie tre regole di archiviazione, non tornerai mai al disordine di carta.

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uno Classifica ogni foglio fino all'ultimo foglio.

Inizia ordinando i tuoi documenti in categorie chiare, come presentazioni, proposte di progetto, rapporti e fatture. Usa il sistema che funziona meglio per te. Ora è il momento di classificare i tuoi documenti in un modo che ti semplifichi la vita.

Due Conserva i tuoi documenti in posizione verticale.

Per un'efficienza ottimale, è fondamentale conservare i documenti in un sistema di cartelle sospese. Metti ciascuna categoria di documenti in una cartella separata e conservali in un classificatore o in verticale in una scatola per archivi posizionata su uno scaffale. Conservarli in questo modo ti rende facile vedere quanti fogli hai. Sembra anche pulito e ordinato.

3 Crea una casella in sospeso.

Conserva solo quei documenti di cui devi occuparti quel giorno. Quando hai elaborato i documenti in sospeso, scarta quelli che non devono essere conservati.

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Una volta che hai ordinato i tuoi documenti e deciso a quale categoria appartiene ogni categoria, guarda il tuo spazio di lavoro e determina la quantità massima di spazio che hai a disposizione per conservarli. Quando si supera questa capacità di archiviazione , i documenti inizieranno a traboccare. Questo è un segnale che devi riesaminare ciò che c'è. Controllando regolarmente in questo modo, puoi mantenere i tuoi documenti sempre in ordine.

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Corral la tua collezione di libri

Un best-seller che speravi di leggere un giorno, un manuale sulla contabilità che hai acquistato per migliorare le tue capacità, un libro ricevuto da un cliente... che tipo di libri hai nel tuo spazio di lavoro?

I libri sono pieni di preziose conoscenze che possono aiutarci a svolgere il nostro lavoro. Se tenuti alle nostre scrivanie o sulle nostre librerie, possono darci ispirazione o un senso di sicurezza. Leggerli può aumentare la nostra motivazione e solo visualizzarli può aggiungere un tocco personale al nostro spazio. In realtà, però, spesso teniamo i libri al lavoro per le ragioni sbagliate.

Una delle mie clienti aveva una libreria nel suo ufficio piena di libri non letti. Quando li abbiamo contati, ce n'erano più di 50 e più della metà era rimasta seduta sullo scaffale per due anni o più. Ne leggerò il maggior numero possibile durante le mie prossime vacanze, ha dichiarato. Quando ci siamo incontrati di nuovo, tuttavia, non sono stato sorpreso di sapere che si era arresa a metà. La maggior parte dei libri che era riuscita a leggere erano i suoi acquisti più recenti. Lasciarli non letti sembrava un tale spreco che ho deciso di leggere velocemente per superarli, ha detto. Ma ho iniziato a sentirmi come se lo stessi facendo solo per senso del dovere. Non mi stava portando alcuna gioia. Sembrava ancora più uno spreco, quindi ho deciso di lasciarne andare molti. Alla fine, ha deciso di tenere solo 15 accuratamente selezionati nel suo ufficio.

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Quando metti in ordine i tuoi libri, inizia raccogliendoli tutti in un unico punto. Forse stai pensando che sarebbe meglio sceglierli semplicemente guardando i titoli mentre sono ancora nella tua libreria, ma per favore non saltare questo passaggio. I libri rimasti troppo a lungo sullo scaffale sono diventati parte dello scenario. La tua mente non li registra, anche quando sono direttamente nella tua linea di vista, e questo rende difficile decidere quali suscitano gioia. Solo prendendo ciascuno nelle tue mani puoi effettivamente vederli come entità separate.

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Se trovi difficile giudicare se un libro in particolare suscita gioia o meno, prova a farti alcune domande. Ad esempio, quando l'hai comprato? Quante volte l'hai letto? Vuoi rileggerlo?

Un'altra domanda da porsi è quale ruolo gioca quel libro nella tua vita. I libri che suscitano gioia sono quelli che ti motivano e ti danno energia quando li leggi e li rileggi, quelli che ti rendono felice solo sapendo che sono lì, quelli che ti aggiornano sulle ultime informazioni e quelli che ti aiutano a svolgere il tuo lavoro meglio, come i manuali.

Un'ultima domanda da porsi è se compreresti ancora quel libro ora se lo vedessi in una libreria o se ha superato il suo apice in termini di interesse per esso. Solo perché li hai pagati non significa che devi finire di leggere tutti i libri.

Lo scopo di porre tali domande non è costringerti a eliminare i tuoi libri senza pensare. Piuttosto, è per aiutarti a esplorare la tua relazione con ognuno che possiedi. Se i libri suscitano gioia per te, allora la scelta corretta è tenerne quanti ne vuoi con fiducia.

Adattato da Joy at Work © 2020 di KonMari Media Inc. e Scott Sonenshein. Usato con il permesso di Little, Brown and Company, New York. Tutti i diritti riservati.

Marie Kondo è l'autrice di il più venduto s La magia del riordino che cambia la vita ($ 12, amazon.com ; $ 16, libreria.org ) e Gioia al lavoro ($ 10, amazon.com ; $ 23, libreria.org ) , ed è la star di Riordinare con Marie Kondo su Netflix. Scott Sonenshein è un professore alla Rice University e l'autore di best seller Stirata ($ 23, amazon.com ; $ 28, libreria.org ) .

• Di Marie Kondo e Scott Sonenshein