Metti la carta al suo posto

La regola generale per i documenti è di scartare tutto. I miei clienti sembrano sempre sbalorditi quando lo dico. Naturalmente, non intendo dire che dovremmo eliminare completamente i documenti. Sto solo cercando di far capire quanta determinazione abbiamo bisogno per scegliere solo quelli che sono assolutamente necessari e scartare il resto. I fogli di carta sembrano così sottili; spesso ci aggrappiamo a loro senza pensarci davvero. Più documenti accumuliamo, più tempo ci vuole per trovare documenti particolari e più difficile è metterli in ordine.

Inizia raccogliendo tutti i tuoi documenti in un punto e osservandoli uno per uno. Anche i fogli che sono nelle buste dovrebbero essere estratti e controllati pagina per pagina nel caso in cui volantini pubblicitari o altro materiale indesiderato vi si mischiano.

Può essere utile ordinare i documenti in categorie mentre si scorre il contenuto. Questo rende l'archiviazione quando hai finito più veloce e più facile. I documenti possono essere suddivisi in tre categorie: in sospeso, salva perché devi e salva perché vuoi.

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La categoria in sospeso include documenti che richiedono un qualche tipo di azione, come fatture in sospeso. Ti consiglio di conservarli tutti in una scatola di archiviazione verticale finché non li hai affrontati. In questo modo non verranno confusi con documenti di altre categorie.

Avanti, diamo un'occhiata documenti che siamo tenuti a salvare . Ordinali per categoria e archiviali in un armadietto o in cartelle su uno scaffale. Se non hai bisogno di conservare gli originali, puoi scansionarli e archiviarli elettronicamente. In questo caso, invece di scansionarli durante l'ordinamento, è più efficiente metterli in una pila da scansionare in un secondo momento ed eseguire la scansione tutta in una volta.

L'ultima categoria è costituita dai documenti che si desidera salvare per altri motivi. Questi potrebbero includere documenti che vuoi conservare come riferimento o quelli che ti suscitano davvero gioia. Ma poiché il rimbalzo è un problema comune quando le persone si aggrappano alle cose solo perché, tieni presente che la regola di base per le carte è scartarle tutte.

Nel mio lezioni di riordino , quando un cliente ha difficoltà a decidere quali carte tenere e quali scartare, faccio domande su ciascuna di esse: cose come Quando ne hai bisogno?, Da quanto tempo ce l'hai?, Quanto spesso torni indietro e guardi it?, Riesci a trovare lo stesso contenuto su Internet?, L'hai già salvato sul tuo computer?, Quanto sarebbe un problema se non lo avessi?, E Dà davvero gioia? Se esiti alla premessa che dovresti scartarli tutti, prova a immaginare che sono appena entrato nel tuo ufficio e ho annunciato che distruggerò tutti i tuoi documenti. Cosa faresti? Quali ti impegneresti a salvare dal distruggidocumenti?

Come conservare i documenti in modo da non rimbalzare mai

Finché segui le mie tre regole di conservazione, non tornerai mai più al disordine della carta.

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Inizia ordinando i tuoi documenti in categorie chiare, come presentazioni, proposte di progetto, rapporti e fatture. Usa il sistema che funziona meglio per te. Ora è il momento di classificare i tuoi documenti in un modo che ti semplifichi la vita.

Due Conserva i tuoi documenti in posizione verticale.

Per un'efficienza ottimale, è fondamentale conservare i documenti in un sistema di cartelle sospese. Metti ogni categoria di documenti in una cartella separata e conservali in uno schedario o in posizione verticale in un classificatore posizionato su uno scaffale. Conservarli in questo modo ti consente di vedere facilmente quanti fogli hai. Sembra anche pulito e ordinato.

3 Crea una casella in sospeso.

Tieni solo quei documenti di cui hai bisogno per quel giorno. Quando hai elaborato documenti in sospeso, scarta quelli che non devono essere conservati.

Una volta che hai ordinato i tuoi documenti e deciso a quale categoria appartiene, guarda il tuo spazio di lavoro e determina la quantità massima di spazio che hai a disposizione per conservarli. Quando superi questo capacità di memoria , le carte inizieranno a traboccare. Questo è un segnale che devi riesaminare cosa c'è. Controllando regolarmente in questo modo, puoi mantenere i tuoi documenti sempre in ordine.

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Un best-seller che speravi di leggere un giorno, un libro di istruzioni sulla contabilità che hai acquistato per migliorare le tue capacità, un libro ricevuto da un cliente... che tipo di libri hai nel tuo spazio di lavoro?

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I libri sono pieni di preziose conoscenze che possono aiutarci a svolgere il nostro lavoro. Se tenuti sulle nostre scrivanie o sulle nostre librerie, possono darci ispirazione o un senso di sicurezza. Leggerli può aumentare la nostra motivazione e solo mostrarli può aggiungere un tocco personale al nostro spazio. In realtà, però, spesso teniamo i libri al lavoro per i motivi sbagliati.

Una delle mie clienti aveva una libreria nel suo ufficio piena di libri non letti. Quando li abbiamo contati, erano più di 50 e più della metà era rimasta sullo scaffale per due anni o più. Ne leggerò il più possibile durante la mia prossima vacanza, ha dichiarato. Quando ci siamo incontrati di nuovo, tuttavia, non sono stato sorpreso di sentire che si era arresa a metà. La maggior parte dei libri che era riuscita a leggere erano i suoi acquisti più recenti. Lasciarli non letti mi è sembrato un tale spreco che ho deciso di leggere velocemente per leggerli, ha detto. Ma ho cominciato a sentirmi come se lo stessi facendo solo per senso del dovere. Non mi stava portando alcuna gioia. Questo sembrava ancora più uno spreco, quindi ho deciso di lasciarne andare molti. Alla fine, ha deciso di tenere solo 15 accuratamente selezionati nel suo ufficio.

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Quando metti in ordine i tuoi libri, inizia raccogliendoli tutti in un punto. Forse stai pensando che sarebbe meglio sceglierli semplicemente guardando i titoli mentre sono ancora nella tua libreria, ma per favore non saltare questo passaggio. I libri che sono rimasti troppo a lungo sullo scaffale sono diventati parte dello scenario. La tua mente non li registra, anche quando sono direttamente nella tua linea di vista, e questo rende difficile decidere quali suscitano gioia. Solo prendendo ognuno nelle tue mani puoi effettivamente vederli come entità separate.

Se trovi difficile giudicare se un particolare libro susciti gioia o meno, prova a porti alcune domande. Ad esempio, quando l'hai comprato? Quante volte l'hai letto? Vuoi leggerlo di nuovo?

Un'altra domanda da porsi è quale ruolo gioca quel libro nella tua vita. Libri che accendono la gioia sono quelli che ti motivano e ti danno energia quando li leggi e rileggi, quelli che ti rendono felice solo sapendo che ci sono, quelli che ti aggiornano sulle ultime informazioni e quelli che ti aiutano a svolgere meglio il tuo lavoro, come manuali.

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Un'ultima domanda da porsi è se compreresti ancora quel libro ora se lo vedessi in una libreria o se ha superato il suo momento migliore in termini di interesse per esso. Solo perché li hai pagati non significa che devi finire di leggere ogni libro.

Lo scopo di porre tali domande non è costringerti a eliminare senza pensare i tuoi libri. Piuttosto, è per aiutarti a esplorare la tua relazione con ognuno che possiedi. Se i libri ti suscitano gioia, allora la scelta corretta è tenerne quanti ne vuoi con sicurezza.

Adattato da Joy at Work © 2020 di KonMari Media Inc. e Scott Sonenshein. Usato con il permesso di Little, Brown and Company, New York. Tutti i diritti riservati.

Marie Kondo è l'autrice di il più venduto s La magia del riordino che cambia la vita ($ 12, amazon.com ; $ 16, bookshop.org ) e Gioia al lavoro ($ 10, amazon.com ; $ 23, bookshop.org ) , ed è la stella di Riordinare con Marie Kondo su Netflix. Scott Sonenshein è professore alla Rice University e autore di best-seller di Allungare ($ 23, amazon.com ; $ 28, bookshop.org ) .