COME ARCHIVIARE E ORGANIZZARE DOCUMENTI IMPORTANTI A CASA

Anche l'archivio più disordinato e traboccante di documenti personali può essere sottoposto a una lotta: hai solo bisogno di tempo, pazienza e una solida strategia di archiviazione della carta. Che tu sia appena uscito da scuola e sia diventato adulto per la prima volta, o vivi in una casa piena di bambini, ognuno con la propria serie di importanti documenti personali, hai bisogno di un sistema di archiviazione cartaceo permanente che possa aiutarti a sistemare tutto, dalle richieste di indennizzo all'assicurazione estratti conto della carta di credito. Ecco come trovare e archiviare documenti importanti nel modo più semplice possibile a casa.

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1. Disporre le pile

Inizia ordinando i tuoi documenti in categorie (famiglia, scuola, animali domestici). Distruggi documenti obsoleti o non necessari che contengono informazioni personali, come nome, indirizzo e soprattutto previdenza sociale o numero di carta di credito. I documenti meno sensibili possono essere semplicemente riciclati.

2. Ordina con facilità

Crea etichette con categorie di grandi dimensioni elencate per prime, seguite da descrizioni più ristrette (Medico: Julie o Tasse: 2017). Usa le cartelle manila con tutte le schede a destra o a sinistra (sono più veloci da sfogliare rispetto alle schede con posizioni assortite) e in ordine alfabetico.

3. Taglia in modo appropriato

Determina la quantità di spazio di archiviazione di cui hai bisogno. Se conservi la maggior parte dei tuoi file in formato digitale, ad esempio, non utilizzare un grande schedario. È uno spreco di spazio e potresti essere tentato di riempirlo con file che non ti servono o oggetti che non appartengono a uno schedario. Invece, opta per una casella di file desktop.

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4. Considera la frequenza

I punti di stoccaggio fuori mano (pensa agli scaffali alti negli armadi meno utilizzati) sono luoghi perfetti per archiviare file come dichiarazioni dei redditi ed estratti conto. Prenota posizioni di facile accesso per gli elementi di cui hai bisogno più regolarmente, come moduli scolastici e ricette.

5. Crea una piattaforma di atterraggio

Imposta una zona di consegna giornaliera in un'area ad alto traffico, come la cucina, per la posta in arrivo e le scartoffie. La designazione di un singolo punto impedirà l'accumulo di pile in tutta la casa. Una casella di posta o un cestino a parete conserverà lo spazio e renderà evidente quando gli oggetti traboccano e devono essere gestiti. Filtra la posta indesiderata e la carta di riempimento prima di aggiungere qualsiasi cosa alla zona di rilascio. Indirizza gli oggetti che arrivano qui almeno due volte a settimana, quindi archiviali o riciclali.

6. Mantienilo pulito

Fai un'analisi approfondita dei file a cui accedi regolarmente ogni tre-sei mesi. Archivia o distruggi documenti che non sono più rilevanti. Le dichiarazioni dei redditi e i documenti relativi alle riparazioni domestiche devono essere conservati per almeno tre anni.

Bonus: eliminare la carta

L'organizzazione digitale dei documenti pone ovviamente meno problemi di spazio e lo strumento di ricerca del tuo computer può aiutarti a trovare esattamente quello che stai cercando. Segui le stesse linee guida per le etichette digitali come per quelle fisiche. Esegui il backup dei file su un disco rigido esterno o utilizza un servizio di archiviazione cloud, come Google Drive. Il Evernote scansionabile app (gratuita; ios ) ti aiuta a convertire rapidamente i file cartacei in quelli digitali.