Se ti ritrovi a dover annullare la celebrazione del tuo matrimonio a causa delle precauzioni COVID-19 o di altre circostanze imprevedibili, sapere da dove cominciare può essere un serio mal di testa. Questo vale sia per la logistica e l'impatto emotivo. Tra l'annullamento o la riprogrammazione della data della sede per la comunicazione di informazioni aggiornate agli ospiti, può trasformarsi in un calvario travolgente abbastanza rapidamente.

Per scoprire come le coppie possono affrontare il problema nel modo più fluido possibile, abbiamo sfruttato l'organizzatore di eventi Rebecca Gardner . Innanzitutto, vuole che tutti sappiano che andrà tutto bene.

Questo è un momento straordinario e devastante per così tante persone: il mio cuore è con tutti i nostri clienti che hanno dovuto posticipare i loro matrimoni, dice Gardner.

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Prova a spostare la data, non a cancellarla

A meno che tu e il tuo partner non decidiate che annullare del tutto sia la mossa giusta per voi, Gardner incoraggia i futuri sposi a non disperare e a fare tutto ciò che è in loro potere per riprogrammare. Si prega di posticipare, non annullare! Immagina quanto saranno entusiasti i tuoi amici e la tua famiglia di ballare, bere, abbracciarsi e festeggiare dopo una lunga quarantena . Non riesco a pensare a una celebrazione più entusiasta di un P.C.W. (Post Corona Wedding), dice.

Al di là delle sole ragioni sentimentali, Gardner assicura che spostare la data piuttosto che cancellarla dai libri dovrebbe aiutarti a evitare di perdere eventuali depositi.

Se devi annullare del tutto [uno dei tuoi fornitori], chiama il prima possibile. Dovrebbero essere più comprensivi, date le circostanze, e promettiamo (purtroppo) che non sarai la prima persona che hanno dovuto aiutare in questo.

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Trova una nuova data

A proposito di depositi, Gardner ti incoraggia ad andare avanti e pagarli. Il COVID-19 è considerato un atto divino per la maggior parte dei piani assicurativi della sede, dando potenzialmente a entrambe le parti una certa clemenza quando si tratta di pagamenti e contratti. Detto questo, preparati a resistere per le tue nuove date desiderate con la sede, il fotografo e qualsiasi altro fornitore con cui speri di continuare a lavorare.

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Ci sarà una carenza di sedi disponibili nell'autunno 2020, afferma Gardner. Il mio team ha anticipato sei mesi di eventi all'autunno e non abbiamo ancora avuto un fornitore che non sia disposto a spostare la data.

Aggiorna tutti i contratti.

Metti tutti gli orari appena rivisti nei contratti aggiornati con la tua nuova data. Per prima cosa determina una tempistica aggiornata dei risultati con i fornitori, quindi paga i tuoi depositi prontamente e metti per iscritto i programmi modificati, afferma Gardner.

Sii flessibile.

Cosa succede se la tua prima scelta del luogo è prenotata nella data riprogrammata? Ancora una volta, potresti scoprire che molte altre persone hanno deciso di spingere le loro celebrazioni nella stessa stagione in cui ora hai gli occhi. È qui che potresti dover fare un po' di lavoro di gambe per trovare un'altra posizione.

Se la tua prima scelta non è disponibile, niente panico, dice Gardner. Pensa ad altri luoghi creativi che accolgono il tuo numero di ospiti, qualcosa di un po' fuori dagli schemi come un museo, una galleria, una casa storica o una tenda in un bellissimo parco.

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Gestisci gli inviti e comunica con gli ospiti

Uno dei fattori più inaspettati in qualsiasi budget di matrimonio è la velocità con cui si somma il costo della carta. Se hai già stampato gli inviti di nozze o se è troppo tardi per annullare l'ordine, non preoccuparti. Anche se hai già inviato inviti ufficiali, la soluzione migliore è far sapere a tutti (via e-mail è probabilmente il modo più semplice) che un aggiornamento digitale è in arrivo e per favore tienilo d'occhio.

stiamo usando Posta senza carta per avvisare gli ospiti che la data è cambiata. È l'opzione più rapida ed elegante, afferma Gardner. Assicurati di includere le informazioni sulla nuova data del matrimonio e le indicazioni su come trasferire le prenotazioni alberghiere per i blocchi di camere.

Puoi fare un ulteriore passo avanti per i tuoi ospiti e contattare gli hotel in cui hai creato blocchi di camere per cercare di negoziare i rimborsi per loro. Ancora una volta, date le circostanze, si spera che gli hotel siano comprensivi, persino desiderosi, di riprenotare gli alloggi per la tua data futura.

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