Dai un feedback rapidamente ma non immediatamente.
Non aspettare una revisione annuale per evidenziare le aree di miglioramento. Porta rapidamente l'attenzione sui problemi in modo che i dettagli siano freschi nelle tue menti. Un giorno dopo un incidente è il punto debole; avere un po' di tempo reprime le emozioni troppo calde e ti consente di prepararti ed essere più premuroso con le tue parole. Al momento, entrambe le parti avranno una reazione più forte e meno utile, afferma Jennifer Porter, managing partner di Matrimonio di gruppo , una società di leadership e sviluppo del team. Le revisioni annuali o trimestrali dovrebbero coprire gli obiettivi e concentrarsi sul feedback rivolto al futuro, ad esempio, ciò che qualcuno deve fare più o meno per avanzare nella propria carriera (se dovessi diventare più esperto nell'analisi dei dati, posso vederti saltare al livello successivo).
Ricorda la tua intenzione.
Pensa innanzitutto al motivo per cui vuoi condividere il feedback. Lo fai perché vuoi aiutare la persona ad avere successo, dice Porter. Al momento, potrebbe sembrare meno benevolo di così - potresti pensare di aver solo bisogno di frenare le cattive abitudini o correggere il lavoro sciatto - ma qualsiasi tipo di feedback aiuta il tuo team a imparare e crescere. Vuoi anche guadagnare la loro fiducia. Se non fornisci il feedback, qualcun altro farà e potrebbe non fare un buon lavoro come faresti tu, afferma Freyan Billimoria, direttore delle operazioni del personale presso Condivisione delle competenze , una comunità di apprendimento online. Durante la conversazione, esprimi la tua intenzione. Dì, te lo sto dicendo perché ci tengo a te e voglio che tu sia il più efficace possibile.
Pensa al contenuto, non alla consegna.
Molti manager si preoccupano di come attutiranno il colpo invece di quello che diranno, dice Porter. È come prepararsi a tenere un discorso e concentrarsi su cosa indosserai piuttosto che sul contenuto della tua presentazione, osserva. Chiediti, qual è il mio messaggio principale? Cosa spero che questa persona tolga dalla conversazione? Cosa voglio che accada dopo? Scrivi quello che dirai e fai pratica sotto la doccia o su un collega fidato. Concentrati sul comportamento o sull'azione, piuttosto che discutere i sentimenti, e fornisci esempi concreti, come ho notato che hai interrotto le persone sei volte in quella riunione (contro che sei scortese con i colleghi).
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Inizia con una domanda.
La discussione dovrebbe essere un dialogo, non un monologo. Dì, mi piacerebbe avere una conversazione con te per condividere alcuni feedback. È ok? È nella natura umana dire di sì, ma chiedendo il permesso, puoi rafforzare la relazione, dice Porter. Un'altra tattica: chiedi all'altra persona di condurre la conversazione. Dimmi, mi piacerebbe parlarti di X . Cosa pensi sia andato bene? Cosa pensi non abbia fatto? Dai al tuo dipendente il tempo di rispondere. In molti casi, sanno già dove stanno fallendo, afferma Fran Hauser, autore di Il mito della brava ragazza ($ 16; amazon.com ). Quando inquadri la conversazione come una collaborazione anziché una critica, il tono è più favorevole.
Usa meno parole.
Essere il più specifici possibile. Frasi vaghe o cliché (devi lavorare sulla tua presenza esecutiva) o feedback ricoperti di zucchero creano confusione per l'ascoltatore, aumentando la probabilità che manchi completamente il tuo punto. Se usi 100 parole per dire che qualcuno ha mancato una scadenza, stai spiegando troppo, dice Porter. E una volta che ti sei caricato di parole di riempimento e ammorbidenti (so che sei oberato di lavoro), il feedback inizia a sembrare personale e i pregiudizi possono insinuarsi, dice Billimoria. Invece, vai al punto e menziona ciò che hai osservato. Diciamo, ho notato che abbiamo mancato la scadenza per gli ultimi due rapporti. Quello che è successo?
Non annacquare il tuo messaggio.
L'abitudine comune di inserire un feedback negativo tra due fette di lode può essere istintiva, ma è uno dei più grandi errori commessi dai manager, afferma Billimoria. Nascondere il feedback all'interno dei complimenti usa e getta toglie potere alle tue parole. La gente lo vede arrivare; poi scarteranno il positivo, aspetteranno il negativo e non si fideranno di quello che hai da dire, dice Porter. Cosa puoi fare per essere gentile ma diretto: esprimere il feedback in modo positivo, afferma Hauser. Dì, molte cose stanno andando bene, ma ho un feedback costruttivo su alcune cose che necessitano di miglioramenti o ho qualche consiglio che potrebbe aiutarti.
Fornisci contesto.
Perché ti importa se qualcuno consegna il lavoro in ritardo? O non formatta perfettamente le presentazioni? Le risposte potrebbero essere ovvie per te, ma un dipendente deve capire il perché del tuo feedback. Prova a inserire note specifiche all'interno del quadro più ampio, ad esempio, quando il nostro reparto è in ritardo con il lavoro, influisce anche su altri team o Quando i tuoi dati finanziari sembrano disallineati, può dare alle persone una mancanza di fiducia nei tuoi numeri. Spiegare perché il tuo feedback è importante, afferma Hauser, può rendere più facile la consegna e l'ascolto.
Sii empatico.
Ricevere commenti critici è difficile. Non importa quanto sei abile nel fornire feedback. Fa ancora male, dice Porter. Non essere eccessivamente duro, ascolta il punto di vista dell'altra persona e mantieni la calma. Inoltre, evita la parola tu se puoi. Scelte di parole sottili possono far sembrare la conversazione un dialogo piuttosto che un attacco, afferma Hauser. Ad esempio, invece di dire: Questo è quello che penso che avresti potuto fare diversamente, dì: Questo è quello che penso si sarebbe potuto fare diversamente.
Fallo faccia a faccia.
Fornire notizie difficili via e-mail o telefono è allettante, ma incontrarsi di persona (o tramite Skype o FaceTime) è più efficace, afferma Hauser. Ti consente di leggere i reciproci segnali non verbali e l'intento emotivo. Essere faccia a faccia è l'unico modo per garantire che l'altra persona possa sentire la tua compassione, afferma Hauser. Inoltre, se non riesci a vedere il tuo dipendente, sarà più difficile discernere se è arrabbiato o se presta attenzione a ciò che stai dicendo. Siediti dritto e mantieni il contatto visivo, non importa quanto possa essere difficile, dice Hauser.
Avere un piano di follow-up.
Chiudi la conversazione con una discussione sui passaggi successivi. Chiedi come puoi essere utile e decidere insieme quando dovresti parlare di nuovo (giorni, settimane o mesi dopo, a seconda del problema). Quindi controlla dopo un giorno o due per vedere come si sente l'altra persona. È naturale che il destinatario del feedback si allontani un po' ferito dalla conversazione, anche se è stata produttiva, afferma Porter. Devi dare alle persone il tempo di elaborare, dice Billimoria. La chiave per relazioni forti è tornare indietro. Quando lo fai, guadagnerai fiducia, il che renderà più facile la condivisione del feedback la prossima volta.
Ricordati di dare anche molte lodi.
Rendi il fornire feedback positivi parte della tua routine, non limitarti a spremerlo in conversazioni spiacevoli. Il punto non è semplicemente placare le persone o dare a tutti un trofeo; il feedback positivo è uno strumento di sviluppo professionale. Prima di tutto, è costruttivo: è utile che le persone sappiano cosa stanno facendo bene in modo che possano continuare a farlo. In secondo luogo, aiuta a creare una cultura più aperta e tollerante nei confronti del feedback, afferma Porter. Sii specifico anche qui. Dì, mi piace molto il modo in cui hai gestito quella sfida, o apprezzo che tu abbia parlato con altri dipartimenti per ottenere il loro consenso. E dillo spesso. Per ogni critica, dovresti dare almeno cinque lodi, dice Hauser. Questo porta le persone in un luogo in cui desiderano un feedback.
