Qualche mese fa ho organizzato una cena per amici che non è mai decollata. Non riuscivo a capirlo: avevo passato ore a preparare una lasagna ai funghi killer. Avevo pulito e ripulito l'appartamento. Avevo lavorato duramente sulla playlist musicale.

Eppure l'intera serata è stata solo una specie di... bla. Abbiamo tutti chiacchierato, ma è stato un po' laborioso e punteggiato da imbarazzanti silenzi. Non capisco, pensai in preda al panico. Perché questo non sta accadendo? Dopo che il mio ultimo ospite si avvicinò alla porta, pochi minuti educati dopo il dessert, fui felice di procedere direttamente al mio pigiama, sollevato che fosse finito.

Perché così tanti incontri ci lasciano vagamente insoddisfatti e un po' vuoti? Priya Parker, una facilitatrice di gruppi con esperienza nella risoluzione dei conflitti e fondatrice di Thrive Labs , che aiuta i leader ad avere incontri più significativi, è stato colpito dallo stesso pensiero. Parker dice che ci concentriamo molto sull'intrattenimento, scegliendo le ricette perfette, impostando la playlist giusta, ma in realtà non parliamo di come ospitare una volta che tutti sono nella stanza.

Il suo nuovo libro, L'arte del raduno: come ci incontriamo e perché è importante , significa fare un passo indietro e stabilire un'intenzione per ogni evento, grande o piccolo: matrimoni, barbecue in giardino, riunioni di lavoro. Sostiene che non è necessario essere estroversi o avere una casa elegante per rendere un'occasione significativa e memorabile. Tutto ciò che serve è un po' di pianificazione e alcune semplici modifiche. Ho provato il consiglio di Parker per abbellire i miei incontri e ho raccolto alcuni suggerimenti rivoluzionari che anche un host alle prime armi può facilmente mettere in pratica.

Impegnati per uno scopo specifico

Avere una chiara intenzione per una festa fin dall'inizio renderà il tuo raduno meno a misura di tutti o insipido. Prima di iniziare a pianificare un evento, poniti due domande: perché ci stiamo riunendo? e perché è importante? Ogni volta che raggiungi una ragione più profonda, chiedi ancora perché. A volte sono necessarie quattro risposte per raggiungere il vero obiettivo, afferma Parker. Ad esempio, se chiedi a un'amica perché vuole una doccia per bambini, alla fine potrebbe dire: 'Immagino di aver paura del travaglio e del parto effettivi, e voglio essere radunato da persone che l'hanno già vissuto prima'.

Se la risposta è: beh, abbiamo sempre fatto così, continua a scavare. Parker dice che a volte organizziamo matrimoni, bar mitzvah e cerimonie di laurea che sono così legati alla tradizione da non rappresentare la vita e la personalità di una persona. Chiediti: questo incontro riflette i miei valori? E se no, come posso cambiarlo in modo che lo faccia?

Quando Parker ha saputo che stavo organizzando una cena per sei mamme amiche sfinite, mi ha fatto domande sul perché. All'inizio, la mia risposta è stata, perché è divertente uscire. Non è abbastanza? Ma ha insistito, alla fine estraendo la storia di come, quando sono andato di recente a un appuntamento di gioco, il mio amico mi ha preparato il pranzo. Dato che di solito sono lo chef di famiglia, ero così contento e divertito, perché per abitudine dei genitori, ha tagliato il mio panino in quarti e mi ha servito dei bastoncini di carota. Ho capito che volevo stare insieme perché avevo bisogno, a un livello molto elementare, di sentirmi curata e volevo che i miei amici si sentissero allo stesso modo.

Sii strategico con lo spazio

Si dice che il 90% di ciò che rende un raduno di successo viene messo in atto prima dell'evento, a partire dallo spazio. È allettante prenotare un luogo enorme per la tua festa, ma più grande non è meglio, dice Parker. Quando le persone si spostano in uno spazio cavernoso, perdono una delle cose più piacevoli di una festa: l'opportunità di imbattersi in qualcuno di nuovo e iniziare una conversazione. Se stai ospitando un gruppo numeroso, costruisci aree contenute in cui le persone possano riunirsi. Un esperto organizzatore di eventi ha detto a Parker che il motivo per cui gli ospiti spesso finiscono per gravitare verso la cucina è che le persone cercano istintivamente spazi più piccoli man mano che il gruppo si assottiglia, al fine di mantenere la densità. Le riunioni hanno bisogno di perimetri, o tutta l'energia ronzante fuoriesce.

Racconta una storia con l'invito

Si è anche tentati di inviare un rapido invito con i dettagli di base. Ma Parker dice che gli inviti sono l'occasione perfetta per rendere il tuo evento personale prima che qualcuno metta piede nella stanza. Mi ha esortato a mettermi in gioco quando ho inviato l'invito via e-mail alla mia mamma sfinita Hootenanny. (Se vuoi che il tuo incontro sia autentico, inizia con te.) Mi ha fatto guidare con la storia del sandwich, quindi aggiungere qualcosa di specifico: per quelli di voi così spesso nel ruolo di dare, è bello essere nel ruolo di ricezione. In questo senso, volevo organizzare una festa per farci sentire tutti accuditi. Ordiniamo qualcosa di speciale in modo che nessuno debba cucinare. Inoltre: pronuncia la parola bambini in qualsiasi momento della sera e devi bere. Tutti e sei gli amici hanno risposto di sì entro un'ora.

I primi minuti danno il tono

Gli studi dimostrano che le persone ricordano in modo sproporzionato l'inizio e la fine di un'esperienza. Eppure spesso prestiamo la minima attenzione a come apriamo e chiudiamo un evento. Lo trattiamo come un ripensamento e ci concentriamo invece sulla logistica e sul cibo, afferma Parker. È un'occasione così mancata. Dice che iniziare e terminare un evento non deve coinvolgere grandi gesti o discorsi. Suggerisce di far entrare le persone accendendo una candela, versando a ogni ospite una bevanda speciale allo stesso tempo o facendo un breve brindisi di benvenuto.

Uno degli amici di Parker, ad esempio, ha chiesto agli ospiti della festa di Natale di inviare copie di due foto di momenti felici dell'anno passato. Come sorpresa, ha decorato un albero di Natale con loro e, dopo che tutti sono arrivati, hanno fatto un cocktail festivo intorno all'albero, condividendo storie, iniziando la festa con una nota personale e riflessiva.

Quando ho organizzato un'improvvisata cena a base di peperoncino venerdì sera, Parker mi ha esortato a fare alcune brevi osservazioni sul motivo per cui mi sono sentito spinto a riunire tutti. Non sono il tipo da annunci, ma mi sono immerso comunque. In modo esitante, ho detto loro che, poiché il ciclo di notizie era stato particolarmente stressante quella settimana, era così rassicurante vedere i loro volti, il che mi ha fatto sentire connesso. E messo a terra. E grato di poterci riunire intorno al tavolo in una notte burrascosa.

I miei amici scoppiarono in un applauso.

Se hai intenzione di ospitare, ospita con regole

Sei la colla che unisce tutti. Nessuno vuole essere in un posto senza legge, dice Parker. Non lasciare i tuoi ospiti a se stessi. Il tuo compito è proteggerli, connetterli ed equalizzarli. Ciò significa usare il tuo potere: se qualcuno domina il tavolo, riprendi la conversazione. Se due vecchi amici si incontrano per ore in un angolo, trova un modo sottile per separarli o invita altri ospiti a socializzare. E fai le presentazioni, anche se è una Melissa veloce, incontra Jake: entrambi avete dei chihuahua!

Parker afferma che le regole costringono le persone a essere più presenti in una situazione, consentendo loro di approfondire un'esperienza. In qualità di organizzatore di una cena, puoi innescare connessioni emettendo decreti come Ci può essere solo una conversazione al tavolo. Ciò impedisce conversazioni separate ad entrambe le estremità. (Inevitabilmente, il gruppo in cui non fai parte è quello che ha la conversazione più vivace, con un sacco di urla e urla.)

Un ospite esperto che Parker conosce annuncia che ogni ospite ha un compito prima di cena: fare due nuovi amici. Una società segreta di San Francisco ha emesso una regola durante un evento secondo cui non potevi versare il tuo drink; dovevi avvicinarti a qualcun altro per versarlo per te. Ho parlato di questa regola al mio amico Sean prima che organizzasse una festa per il quarantesimo compleanno in cui molti partecipanti alla festa lo avrebbero conosciuto ma non l'un l'altro. Ha adorato l'idea (Sean è un po' un disgregatore) e ha pubblicato un cartello vicino al bar che indicava la regola. È stato un successo, incoraggiando gli ospiti a interagire in modo giocoso e più drink ordinavano, più persone incontravano.

Sforzati di mantenere le conversazioni reali. Le chiacchiere educate possono essere sicure, ma molti esperti ritengono che le persone tendano a ricordare meglio gli eventi più emotivi di quelli meno emotivi. Non aver paura di entrare in intimità. Per ispirare una vivace discussione, Parker ha ideato una cena chiamata 15 Toasts. La premessa è semplice: quindici ospiti, seduti attorno a un unico tavolo, hanno un tema aperto, come la fiducia o il concetto di casa. Ad un certo punto, ognuno deve fare un brindisi legato a quel tema (e per mantenere le cose in movimento, l'ultimo ospite deve cantare il toast). Man mano che ospitava sempre più di queste cene, si rese conto che i temi migliori non erano quelli dolci (come Cosa rende bella la vita?) ma quelli che avevano un lato più oscuro: paura, estranei, confini. Rende la conversazione più ricca e cruda, dice. Troppi raduni sono gestiti da un culto della positività.

Oppure chiedi agli ospiti di condividere momenti cruciali, momenti difficili della loro vita che li hanno modellati in modo profondo e hanno cambiato la loro visione del mondo. Fallo, dice Parker, e l'armatura cade. L'ho provato alla festa di inaugurazione della casa di un amico; due ore dopo, eravamo ancora sull'argomento. Alcuni di noi si sono commossi e ho imparato cose nuove e rivelatrici sugli amici che conoscevo da decenni. Uno ha rivelato che dopo la morte di sua madre, con la quale aveva avuto una relazione conflittuale, ha sentito un'ondata di puro sollievo. Un altro ha condiviso le faticose lotte di sua madre immigrata per assimilare e come ciò ha plasmato la sua ambizione. Un terzo ha parlato del giorno in cui ha deciso di lasciare il suo lavoro redditizio per sfuggire a un capo tossico.

Altri spunti di conversazione infallibili: in un gruppo di libri, chiedi: quale libro ti ha davvero colpito da bambino? Durante una cena, chiedi: quali parti della tua vita sono state una perdita di tempo? Ispirata dal filosofo e scrittore Theodore Zeldin, Parker dice che ama chiedere alle persone contro cosa si sono ribellati e contro cosa si stanno ribellando attualmente. (È una domanda che funziona sempre, dice.) Come host, probabilmente dovrai prima rispondere, ma se ti permetti di essere vulnerabile, gli ospiti seguiranno l'esempio - aprirai gli altri, come dice Parker - e condividere qualcosa di genuino e commovente è ciò che fa salire un raduno.

Chiudi il tuo evento in modo deciso

Ci siamo passati tutti: è tardi, le persone stanno furtivamente in punta di piedi verso la porta e la festa svanisce. Gli ospiti vogliono struttura e direzione, dice Parker, quindi segnala la fine con una linea di uscita. Ringrazia tutti e concludi con alcuni momenti salienti dell'evento (non dimenticherò mai la storia di Alex su come sua madre emigrò in America). Se stai ospitando a casa tua, suggerisci a tutti di trasferirsi in soggiorno per un ultimo drink o un caffè.

Quindi termina con un tocco personale accompagnando ogni ospite alla porta per salutare. Prolunga il calore offrendo loro un piccolo ricordo o un regalo mentre escono. Dopo il mio chili party, ho tirato fuori una ciotola di fantasiose barrette di cioccolato e ho chiesto a ogni ospite di sceglierne una. Ho guardato divertito come i miei amici, solidamente nella mezza età, si sono comportati come bambini avidi, litigando scherzosamente sui loro preferiti. I miei amici parlano ancora di quella ciotola di barrette di cioccolato. Questi sono piccoli atti, dice Parker. Ma si sommano a qualcosa di più grande. Dicono: 'Sei importante'.