Determina cosa delegare

Concentrati sui compiti che aiutano la tua carriera. Per prima cosa, prenditi 15 minuti per scrivere un elenco completo delle cose da fare. Ciò ti consente di liberare la mente e spostare la tua attenzione sull'azione, afferma Tiffany Dufu, autrice di Drop the Ball: ottenere di più facendo di meno . Valuta ogni attività rispetto al quadro più ampio: quale sarà veramente il motore del successo di un progetto o ti aiuterà a ottenere una promozione? Cambia la tua prospettiva da 'Cosa deve succedere oggi?' a 'Cosa sto cercando di ottenere?' consiglia Dufu.

Pianifica il tuo tempo. Ci sono solo 24 ore in un giorno e hai bisogno di dormire. Vedere la tua lista completa di cose da fare ti farà pensare: quando farò davvero tutto questo? dice Mary Jane Nirdlinger, vicedirettore comunale di Chapel Hill, North Carolina. Rispondi a questa domanda usando il tuo calendario per pianificare e programmare le tue attività, calcolando il tempo per la preparazione del cervello, mangiando e controllando la posta elettronica, proprio come faresti per una riunione, dice. Imbottisci anche quei blocchi di tempo. Tendiamo a sottovalutare quanto tempo ci vuole per fare le cose, dice Dufu. Ti renderai presto conto che puoi adattarti solo così tanto. E se qualcosa è ancora una priorità, dovrai trovare qualcun altro che lo faccia, dice Nirdlinger.

Dai priorità alle attività che solo tu puoi fare. Queste non sono cose che puoi necessariamente fare meglio; sono cose che solo tu hai le capacità, la rete o l'abilità politica per gestire, dice Dufu. Potresti essere l'unico che può tenere il discorso, ma puoi chiedere aiuto per preparare le diapositive della presentazione, dice. Mantieni tutto ciò che richiede il tuo punto di vista distinto. Non delegherei mai nulla che richieda vera autenticità, come la mia voce nella scrittura o il controllo sul mio menu, afferma Vivian Howard, chef a Kinston, North Carolina, e autrice del libro di cucina Radici profonde . Evita di delegare compiti che ti piacciono davvero, per quanto banali. Questi contribuiscono alla tua felicità lavorativa complessiva, afferma Nirdlinger. Forse ti piace prenotare i tuoi voli per viaggi di lavoro (e sei molto esigente riguardo agli scali).

Assegna efficacemente

Scopri il superpotere di tutti. Prenditi il ​​tempo necessario per conoscere meglio i tuoi compagni di squadra e le loro abilità uniche. Ogni infermiera ha un tratto straordinario individuale, che si tratti di demistificare il gergo medico per i pazienti o di essere il miglior prelievo di sangue, afferma l'ex infermiera psichiatrica Elizabeth Scala, autrice di Ferma il burnout dell'infermiera . Una volta trovato il tuo guru di PowerPoint o il professionista della chiamata a freddo, è più facile affidare alla persona quel compito di firma.

Individua le opportunità di crescita. Dai a tutti la possibilità di brillare. La delega non riguarda solo te. Si tratta di consentire alle persone di crescere e provare qualcosa di nuovo, afferma Nirdlinger. Se non riesci a smettere di essere occupato abbastanza a lungo da delegare, stai trattenendo la tua squadra. Chiediti: chi potrebbe davvero trarre beneficio da questa esperienza o da questa sfida? dice Laura Vanderkam, autrice di So come lo fa . Se c'è qualcuno che potrebbe imparare dall'esposizione a un nuovo dipartimento, mandala a una riunione al posto tuo.

Chiedi volontari. A volte siamo così impantanati nella nostra attività che non facciamo un passo indietro e vediamo chi è in giro per aiutare, dice Nirdlinger. Consiglia di dire alla tua squadra, mi sento sopraffatto. C'è qualcosa che noti che faccio e che pensi di potermi aiutare? Alla gente piace essere d'aiuto, dice Nirdlinger: Li fa sentire apprezzati. In qualità di coordinatore dei volontari per Habitat for Humanity a Knoxville, nel Tennessee, Trinity Edgar sollecita feedback e chiede ai volontari quale compito vorrebbero svolgere. Vogliamo assicurarci che si sentano a loro agio mentre li spingiamo ad espandere il loro livello di comfort, dice.

Delega in tutte le direzioni, anche in alto. A volte un pari è la persona migliore per il lavoro da svolgere; a volte un'attività che richiederebbe ore può essere svolta da un manager con una sola chiamata. Fai sapere alla persona che la sua esperienza o il suo coinvolgimento porterà alla vittoria dell'azienda. Sii consapevole della tua lingua, afferma Lindsey Pollak, autrice di Diventare il capo . Usa la parola supporto, assistenza o guida invece di delegare. A un collega, Dufu suggerisce di dire, potrei davvero usare il tuo supporto per risolvere questo problema. Puoi partecipare a questi tre incontri al posto mio e fornire la tua acuta intuizione? A un manager, dite: Il fatto che affrontiate queste due cose rimuoverà alcune enormi barriere per il progetto. Non stai spostando le cose da fare dal tuo piatto; stai esprimendo ciò che deve essere fatto per portare a termine questo incarico fuori dagli schemi.

Comunicare il compito

Esponi aspettative chiare. La chiarezza è fondamentale quando deleghi un compito. Spiega esattamente di cosa hai bisogno e concorda sull'output, afferma Stacy Brown-Philpot, CEO di TaskRabbit. Sii specifico (appena possibile significa domani o entro le 17:00 di oggi?) e non dare per scontato che qualcuno svolgerà il compito come faresti tu naturalmente. Diverse generazioni utilizzano strumenti diversi, afferma Pollak. Se vuoi che qualcuno scriva a mano una nota di ringraziamento piuttosto che inviare un'e-mail, dillo esattamente.

Mostra, non dire. Dimostra che aspetto ha il successo. Ascoltare una chiamata di vendita e ascoltare esattamente quello che dici e come rispondi è di solito una formazione migliore di qualsiasi script, dice Pollak. Oppure dai al tuo collega cinque esempi di come appare l'eccellenza ed esempi di cosa non fare. Dopo che questa persona ti ha pedinato per un po' di tempo, dice Scala, sii disponibile e chiedi: Ti senti a tuo agio ora a farlo da solo?

Pubblicizza il vantaggio di ogni attività. Siamo onesti: poche persone sono entusiaste all'idea di prenotare una sala conferenze o organizzare una sala forniture. Anche se la tua richiesta non è sexy, esprimila con entusiasmo. Le persone sono affamate di imparare e desiderose di aiutare quando la domanda è posizionata come un'opportunità, afferma Dufu. Ad esempio, se hai bisogno di qualcuno che prenda appunti in una riunione esecutiva, dì: Questa riunione è un'opportunità per farti conoscere la politica di questa azienda. Mi piacerebbe che partecipassi e prendessi appunti. Howard aggiunge un promemoria: essere un delegante non è essere un dittatore. Sii gentile.

Valuta se sta funzionando

Decidi come effettuare il check-in. Dopo aver trasferito la proprietà, determina come ricevere gli aggiornamenti. Crea qualcosa che funzioni con entrambe le tue personalità, dice Nirdlinger. Crea una sequenza temporale e sii specifico su ciò che ti aspetti ad ogni checkpoint, afferma Brown-Philpot.

Risolvere i problemi insieme. Se la delega non sta andando bene, sii chiaro su ciò che non funziona. Poni una serie di domande oneste: avevi tutte le informazioni di cui avevi bisogno? Hai bisogno di formazione? È qualcosa che ti senti a tuo agio a fare? Partecipa alla soluzione per trasformare la conversazione da difensiva a tattica, afferma Nirdlinger.

Rotola con esso. Ogni tanto bisogna solo scendere a compromessi. A volte non riesco ad articolare la mia visione in un modo comprensibile, dice Howard. Devi essere aperto al modo di fare delle altre persone e apportare modifiche lungo la strada. Anche se il compito non è stato svolto perfettamente, se ti ha dato il tempo di concentrarti su un altro progetto importante o di andartene abbastanza presto per andare in palestra o rimboccarti i vestiti, è una vittoria definitiva.