D. Sono un disordinato e spesso sono sopraffatto dalla quantità di carta nella mia vita. Hai qualche consiglio per organizzare il mio ufficio in modo che non sembri un tale pasticcio?

R. Quando si tratta di eliminare il disordine, le vecchie abitudini sono dure a morire. L'implementazione (e il mantenimento) di nuovi sistemi sono importanti tanto quanto lo spazio fisico che stai organizzando. Fai in modo che qualsiasi ufficio domestico lavori per te attenendoti ad alcuni principi di base:

Archivia via

La collaudata regola 'toccalo una volta' funziona davvero: una volta che tocchi un pezzo di carta, agisci su di esso, archivialo o buttalo via. Assegna cartelle di file con categorie che funzionano per te e disciplinati a lasciare ogni pezzo di carta nel file appropriato la prima volta che attraversa la tua scrivania. Resisti alla tentazione di lasciare che le pile si accumulino. Se arriva qualcosa per cui non hai una categoria di file, creane una sul posto.

Prendere il controllo

Crea un sistema che ti permetta di decidere quando lavorare su cosa, in modo da non farti prendere in un'imboscata da scartoffie, bollette e inviti che invadono il tuo ufficio. Prepara una casella in entrata per contenere gli elementi non letti e una casella in uscita per le cose pronte da passare. Un portadocumenti desktop dovrebbe contenere solo i file di progetto correnti, con gli elementi meno frequentemente necessari nascosti negli armadietti o sugli scaffali. Tieni a portata di mano un cestino dei rifiuti (e forse un distruggidocumenti) in modo da poter buttare all'istante gli oggetti che non ti servono.

Dividere e conquistare

Separa le scartoffie personali da quelle professionali, gli inviti di compleanno dalle bollette. Metti da parte una ragionevole quantità di tempo per fare la programmazione, rispondere agli inviti e pagare le bollette. Tuttavia, non provare a farlo tutto in una volta. Tenere gli elementi simili raggruppati insieme ti consentirà di gestire le cose in modo più efficiente.

Conservare correttamente

Libri, riviste e altri materiali di lettura che intendi conservare devono essere conservati sugli scaffali o negli armadietti. Interessanti scatole per documenti e file di riviste sono ampiamente disponibili e ti aiuteranno a mantenere lo spazio sgombro, così ti divertirai davvero a passarci del tempo.

Svuota e spurga

Se noti che le pile di carta iniziano a formarsi, non farti prendere dal panico: affrontale. Quando i tuoi file escono dai loro armadietti, è tempo di dedicare un pomeriggio all'eliminazione.

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