Passaggio 1: lancia le ricevute verificate e gli scontrini bancomat

Quasi tutti i tuoi documenti finanziari possono essere suddivisi in tre categorie: documenti che devi conservare solo per l'anno solare o meno, documenti che devi conservare per sette anni (la finestra tipica durante la quale la tua dichiarazione dei redditi può essere verificata), e documenti a cui dovresti aggrapparti a tempo indeterminato.

Ad esempio, hai davvero bisogno di salvare tutte quelle ricevute di prelievo bancomat? No. Dopo aver controllato le informazioni così come appaiono nel tuo conto online o nell'estratto conto mensile, puoi buttare via la ricevuta del bancomat. Lo stesso vale per le distinte di versamento e le ricevute delle carte di credito. Non conservare le ricevute di vendita per acquisti minori dopo aver utilizzato in modo soddisfacente l'articolo un paio di volte o la garanzia è scaduta. Conserva le ricevute per gli acquisti più importanti (qualsiasi articolo il cui costo di sostituzione supera la franchigia dell'assicurazione del proprietario o dell'affittuario).

Poco dopo la fine dell'anno solare, sarai probabilmente in grado di buttare (o, in modo più sicuro, distruggere) una sfilza di carta aggiuntiva, comprese le buste paga, gli estratti conto mensili delle carte di credito e dei mutui, le bollette (se non sono necessarie per le detrazioni aziendali) e le relazioni mensili o trimestrali delle società di intermediazione e dei fondi comuni di investimento per l'anno precedente.

'In genere l'attività dell'intero anno è elencata in dettaglio nella dichiarazione finale di fine anno, rendendo superflua ogni altra dichiarazione', afferma Ed Slott, un CPA a Rockville Center, New York. La tua busta paga finale e il modulo W-2, ad esempio, documentano tutti i tuoi guadagni per l'anno se lavori per qualcun altro; se sei un lavoratore autonomo, i tuoi moduli 1099 fanno lo stesso per te. Allo stesso modo, la maggior parte delle società di investimento e alcuni emittenti di carte di credito inviano dichiarazioni complete a gennaio. 'Conserva gli aggiornamenti mensili finché non li riconcilia con i riepiloghi di fine anno', afferma Slott.

Passaggio 2: conservare le dichiarazioni finali fino a sette anni

Tuttavia, dovrai conservare quegli estratti conto finali della carta di credito, insieme ai tuoi W-2 e 1099, per almeno tre anni e, preferibilmente, per sette. L'Internal Revenue Service ha fino a tre anni dalla data in cui presenti la tua dichiarazione dei redditi per esaminarla alla ricerca di errori e fino a sei anni per condurre una verifica se c'è motivo di sospettare che tu abbia sottostimato il tuo reddito lordo del 25% o più. (Non esiste una prescrizione per chiunque abbia deliberatamente commesso una frode.) In effetti, dovrai conservare tutti i documenti che supportano il tuo ritorno fino alla chiusura della finestra di controllo. Tra i documenti aggiuntivi che dovresti conservare: assegni annullati e ricevute per tutte le spese aziendali deducibili (come quelle per intrattenimento, attrezzature per l'home-office e quote professionali), contributi previdenziali, donazioni di beneficenza, conti per l'assistenza all'infanzia, -intascare spese mediche, alimenti e pagamenti di interessi ipotecari e tasse di proprietà.

A meno che tu non abbia consapevolmente presentato una dichiarazione falsa, puoi gettare questi documenti giustificativi dopo tre o sette anni, a seconda di quanto sia semplice la tua situazione fiscale.

Ma non buttare via le dichiarazioni dei redditi effettive o i riepiloghi di fine anno dei tuoi conti di investimento, anche dopo che le possibilità di un controllo sono quasi svanite. Questi documenti non occupano molto spazio e possono tornare molto utili per la pianificazione finanziaria futura.

Per motivi assicurativi, ti consigliamo anche di conservare le ricevute per gli acquisti principali e le ricevute che mostrano quanto hai pagato per i miglioramenti della casa a tempo indeterminato, sia per soddisfare i potenziali acquirenti sia per ridurre le possibili imposte sulle plusvalenze quando vendi la tua casa. È di fondamentale importanza conservare le ricevute di conferma che mostrano le designazioni dei beneficiari e il prezzo di acquisto di azioni, fondi comuni di investimento e qualsiasi altro investimento che detieni; aggrapparsi a questi registri a tempo indeterminato perché un giorno, dice Slott, 'tu oi tuoi eredi dovrete sapere esattamente quanto avete pagato per determinare il profitto sul vostro investimento ai fini fiscali'.

Passaggio 3: dai una casa ai tuoi documenti

Se hai una stanza libera o un angolo che puoi designare come luogo in cui ti occupi delle scartoffie, ottimo; in caso contrario, andrà bene un cassetto, un armadietto o un armadio dove è possibile archiviare fatture e documenti correnti, situato vicino a un tavolo su cui è possibile scrivere assegni. Per quanto riguarda i materiali di consumo, troverai cartelle o buste manila che torneranno utili per archiviare i documenti, così come uno schedario o una scatola di cartone per contenere i record.

Conserva testamento, certificati di nascita e matrimonio, polizze assicurative, atti di proprietà e altri documenti permanenti in un luogo sicuro ma accessibile vicino agli altri documenti finanziari, in modo che tu e i tuoi eredi possiate sempre raggiungerli rapidamente, se necessario .

Passaggio 4: sii sistematico

Avere un piano per l'elaborazione di tutta la carta. Scegli un punto in cui mettere le banconote (diciamo, una busta manila, un cassetto o una scatola di plastica o un selezionatore) e lancia ogni busta non appena arriva per posta. Quindi, quando ti siedi per pagare le bollette, avrai tutti i documenti di cui hai bisogno in un unico posto.

Ora ecco la chiave: una volta che hai pagato il conto o controllato l'estratto conto, archivialo immediatamente. 'Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di toccare un pezzo di carta il minor numero di volte possibile, piuttosto che mischiarlo da una pila all'altra', afferma Paula Boyer Kennedy, un pianificatore finanziario nell'ufficio di Minneapolis di Ernst & Young. 'Se rimetti il ​​conto nel cassetto dopo averlo pagato, troverà amici, si accoppieranno e produrranno prole. Presto avrai una vera cucciolata».

Ancora una volta, un sistema di archiviazione molto rudimentale è tutto ciò di cui hai bisogno. Il metodo più semplice è quello di gettare tutto ciò che è legato alle tasse in un unico recipiente non appena hai finito con esso: un cassetto, uno schedario, un file di carta a fisarmonica o anche una scatola da scarpe. In questo modo, quando sarai pronto per compilare la tua dichiarazione dei redditi, avrai tutti i documenti necessari a portata di mano. In alternativa, puoi impostare un sistema leggermente più organizzato all'inizio, con cartelle di file separate per le principali categorie della tua vita. Potresti, ad esempio, etichettare le tue cartelle in base al tipo di conto (estratti conto della carta di credito, estratti conto, bollette, ecc.) o per categoria fiscale (spese aziendali deducibili, contributi di beneficenza e così via) o per obiettivo finanziario ( alloggio, pensione, fondo universitario, ecc.). Questo potrebbe richiedere più tempo inizialmente, ma, a lungo termine, farà risparmiare tempo.

Passaggio 5: affrontare l'arretrato

Una volta che hai un sistema in atto, devi ancora occuparti di tutte le pile che hai già accumulato. Invece di lanciare una massiccia riorganizzazione, inizia ordinando un piccolo stack alla volta. Puoi dedicare mezz'ora al giorno a spulciare vecchi giornali, magari mentre guardi le notizie o ascolti musica.

Rimarrai stupito dalla differenza che fa un po' di organizzazione. 'Le persone non si rendono conto di quanto pagano a causa del fatto che i loro documenti finanziari sono in disordine: un addebito in ritardo sulla carta di credito qui, una detrazione fiscale persa lì', afferma Stephanie Denton, un'organizzatrice professionista a Cincinnati. Ancora maggiori, tuttavia, possono essere i benefici mentali e finanziari a lungo termine. Una volta che sei organizzato, 'puoi concentrare la tua energia mentale sulle cose veramente importanti, come i tuoi investimenti e i tuoi obiettivi finanziari', afferma Terry Savage, autore di La selvaggia verità sul denaro ( amazon.com ). 'Fare in modo che i tuoi documenti finanziari siano in ordine paga grandi dividendi in tutta tranquillità.'