Hai bisogno di una vacanza. Il tuo cervello ha bisogno di una vacanza. La ricerca mostra che i tempi di inattività ti rendono più produttivo, meno incline al burnout e un dipendente più felice e più sano, afferma l'economista Caroline Webb, autrice di Come passare una buona giornata ($ 16; amazon.com ). Le persone che prendono le vacanze sono più efficaci al loro ritorno e hanno maggiori probabilità di ricevere promozioni e aumenti, aggiunge. Eppure il 52% degli americani non usa tutti i giorni di vacanza, secondo una ricerca della US Travel Association. I motivi principali citati: temono di sembrare sostituibili e si sentono a disagio nel fare affidamento sui colleghi. Ecco come evitare quella trappola e goderti davvero il tuo tempo lontano.

1. Chiedi una vacanza al più presto.

L'early bird ottiene la prima scelta di date. Inoltre, avere tutto il tempo per pianificare la tua assenza ti consente di essere più strategico nella delega e nell'organizzazione del tuo lavoro. Un'idea per aumentare il cameratismo in vacanza: scegli i tuoi giorni insieme. Ciò offre ai manager la possibilità di incoraggiare le vacanze e la copertura reciproca in ufficio. Non ci dovrebbero essere brontolii quando qualcuno chiede di fare una vacanza, afferma Laura Vanderkam, autrice di Fuori dall'orologio: sentiti meno occupato mentre fai di più ($ 15; amazon.com ). Chiedi, come dividiamo l'anno in modo che ci sia sempre copertura? Quali sono i periodi più affollati dell'anno? Quando sono le vacanze scolastiche e le vacanze? Chi non dovrebbe essere fuori ufficio allo stesso tempo?

2. Scegli la tua squadra di riserva.

Con il tuo manager, decidi chi dovrebbe coprirti mentre sei via. Assegna una persona di riferimento e ingaggia diversi colleghi per svolgere vari compiti. Se gestisci il dipartimento, considera questa come un'opportunità per consentire alle persone di provare nuove competenze o formarle in aspetti del tuo lavoro, afferma Vanderkam. È anche una grande prova per qualcuno che stai pensando di promuovere. Tocca coloro che hanno chiesto ulteriori responsabilità ed evita quelli che potrebbero essere già sommersi da altri progetti.

3. Condividi il tuo programma di vacanza.

Un mese prima, informa i tuoi clienti, fornitori e colleghi chiave quando te ne andrai. Non cercare di nascondere le tue vacanze, dice Webb. Essere chiari al riguardo consente a tutti di fare un piano che riduce al minimo l'incertezza stressante. Invia loro una nota con le date delle tue vacanze e il piano di copertura e chiedi: cosa dobbiamo fare prima di allora? Cosa possiamo spingere fino al mio ritorno?

4. Dai priorità alle tue cose da fare.

Automatizza ciò che puoi. Puoi pianificare post di blog, newsletter per i clienti e persino e-mail. Quindi fai un elenco di ciò che devi realizzare prima di partire. Kate Northrup, autrice di fare di meno ($ 17; amazon.com ), suggerisce di porsi tre domande. Primo: è necessario farlo? Questo può aiutarti a capire cosa è veramente essenziale, dice. Secondo: devo farlo io? Se la risposta è no, a chi puoi chiedere di farlo? Tendiamo a sopravvalutare quanto tempo abbiamo e sottovalutiamo gli altri giocatori nelle nostre vite, dice Northrup. Terzo: è necessario farlo ora o può aspettare fino al mio ritorno? Salta o delega tutto ciò che non fa il taglio e dì al tuo capo e al tuo team i compiti che finirai prima di andare.

5. Prepara i tuoi backup.

Una settimana prima della tua vacanza, rivedi con il tuo team di backup un elenco dettagliato di grandi progetti e attività quotidiane che richiedono input o esecuzione. Archivia tutti i file necessari in una posizione centrale e accessibile, come Google Drive o Dropbox, afferma Laurie Palau, coach organizzativo e autrice di Hot Mess: una guida pratica per organizzarsi ($ 15; amazon.com ). Mostra le corde ai tuoi backup: portali a riunioni importanti e presentali a clienti o colleghi con cui lavoreranno per tuo conto.

6. Scrivi un messaggio fuori sede.

Non saltare questa attività. Mantieni la tua risposta automatica breve e precisa: menziona i giorni in cui sarai via e la persona a cui inviare un'e-mail con le richieste. (Non devi essere intelligente. Non ho bisogno di sapere che stai 'finalmente prendendo una vacanza tanto necessaria', dice Vanderkam.) Se ci sono domande che ti vengono poste costantemente tramite e-mail, ad esempio, Come faccio a richiedere una sovvenzione?: includi link a pagine web con risposte o crea un documento FAQ. Qualsiasi cosa tu possa fare per evitare email eccessive renderà più agevole la transizione in seguito.

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7. Creare regole per lavorare durante le vacanze.

Sebbene ci siano molti vantaggi nello scollegare completamente, non è sempre realistico. Forse il tuo obiettivo è essere presente con i tuoi compagni di viaggio ma accessibile per brevi finestre. Cosa funzionerà meglio per la tua vacanza? Se i tuoi ragazzi dormono fino a tardi, puoi controllare la posta ogni mattina per 30 minuti. Se sei in viaggio, potresti ricevere chiamate durante un lungo periodo di guida. Prima di partire, stabilisci con il tuo team come e quando effettuerai il check-in e su cosa desideri ricevere aggiornamenti. Sii il più specifico possibile: cosa dovrebbero fare se qualcosa va storto? Quando dovrebbero toccare la base? Se stabilisci confini chiari, le persone si organizzeranno intorno a loro, afferma Northrup. Attieniti alle tue regole: quando quella finestra di tempo è scaduta, smetti di lavorare. Ciò impedirà alla tua famiglia o ai tuoi compagni di viaggio di essere infelici e al tuo team di sentirsi come se stessi microgestendo dalle vacanze, afferma Vanderkam.

8. Prepara un quaderno.

Quando il tuo cervello si prende una pausa dal lavoro e dal costante processo decisionale, elabora e consolida tutte le informazioni che hai ricevuto e inizia a stabilire connessioni, dice Webb: Quando 'dormi su' qualcosa, ti senti più calmo e più capace di affrontare un problema. Moltiplicalo per cinque giorni e vedrai come tornerai con un nuovo approccio e una nuova motivazione. È probabile che tu possa ottenere informazioni o scoprire idee preziose mentre sei via. Tieni un quaderno o un diario con te per catturare i tuoi pensieri in modo da poterli consultare quando torni.

9. Crea in un buffer.

Se hai il controllo del tuo calendario, evita di programmare un blocco di riunioni il primo giorno di ritorno. E anche se la tua casella di posta ti chiamerà, non cercare di recuperare immediatamente la posta elettronica. È più efficiente parlare con tutti quelli con cui lavori, di persona o al telefono, e chiedere loro: 'Cosa mi sono perso? Che cosa ha bisogno della mia attenzione prima?' dice Vanderkam. Se qualcuno ti ha inviato un'email con qualcosa di urgente, è probabile che ti ricontatterà.

10. Doma la valanga di email.

Dopo esserti sistemato di nuovo, affronta la tua casella di posta. Ordina le tue e-mail in modo da leggere prima quelle dei mittenti VIP: il tuo capo, un cliente importante e così via. Quindi ordina per data di ricezione. Fai un rapido passaggio per le email che richiedono una risposta in modo da avere un chiaro elenco di cose da fare; archivia tutti quelli su cui sei stato messo in cc. Successivamente, elimina in batch eventuali promozioni, newsletter e posta indesiderata (l'ordinamento per mittente accelera questo processo). E infine, rilassati con te stesso. Rispondere a un'e-mail domani anziché oggi metterà a rischio la tua carriera? Creiamo un sacco di drammi e ansia per avere cose da fare non controllate o e-mail non lette, dice Northrup, ma devi prendere confidenza con il fatto che non ci sarà mai un giorno in futuro in cui arrivi a ogni elemento. Vacci piano, appunta un souvenir e assapora il bagliore delle vacanze.